در این مطلب به بررسی نحوه تحلیل و طراحی سیستم ها پرداخته ایم. مطالب این بخش از سایت ها و وبلاگ ها اخذ شده است که در انتها به آنها اشاره شده است. همچنین نمونه های مستند زیادی نیز در انتها پیوست گردیده است.
مطلب اول -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
تعریف معنا و مفهوم طراحی سیستم:
تحلیل سیستم ها یا تحلیل سامانه ها یا آنالیز سیستم یک نگرش جامع به مسئله یا مشکل است. تحلیل سیستم یکی از ابعاد دوگانه نگرش سیستمی است و در آن به منظور شناسایی پدیده ها، ابتدا آن را به اجزاء کوچک تر تقسیم می کنند و پس از بررسی، تجزیه و تحلیل و رفع مشکل هر یک از اجزاء، مشکل سیستم کل را حل می کنند. یک مهندس تحلیل سیستم ها با استفاده از دانش سیستم و یا نظریه سیستمی بجای یک دید محدود و بسته به یک دیدگاه جامع و کل نگرانه می رسد. بسیاری از مشکلات صنعتی و اداری و حتی اقتصادی تنها با کمک نگرش سیستمی قابل تجزیه و تحلیل هستند. تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح واجرای یک سیستم مناسب تر است. تجزیه و تحلیل به ما کمک می کند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم. در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف کرده اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف سازمانی محقق می شود روشها نیز به نوبه خود مجموعه ای از شیوه های مختلف انجام کار هستند که با استفاده از آنها می توان به تامین هدف نهائی سازمان کمک کرد. (1)
Image
مطلب دوم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
مفاهیم پایه ای از ویکی پدیا:
- - طراحی نرم افزار: طراحی نرم‌افزار فرایند حل مساله و برنامه‌ریزی در راستای ساختن یک نرم‌افزار است.
- - معماری نرم افزار: معماری نرم‌افزار یعنی ساختار و سازمان یک سیستم نرم‌افزاری که به منظور پشتیبانی از عملیات مشخص، بر روی سازماندهی اجزاء متمرکز میباشد. در واقع اجزاء را در حوزه‌های مرتبط به هم گروه بندی می‌کند. دیگر حوزه‌های مرتبط به هم، بر روی تبادل و تعامل با این حوزه متمرکز می‌شوند.
معماری نرم‌افزار از کلیدی‌ترین بخشهای تولید نرم‌افزار مخصوصا نوع تجاری آن است که البته در سالهای اخیر با ایجاد مدلهای کلاسیک تولید نرم‌افزار به نرم‌افزارهای عظیم تر محدود شده است.
معماری نرم‌افزار در واقع انتخاب یک ساختار کلی برای پیاده‌سازی یک پروژه نرم‌افزاری بر مبنای مجموعه‌ای از نیازهای کاربری و تجاری یک سیستم نرم‌افزاری است تا هم بتوان کاربردهای مورد نظر را پیاده‌سازی کرد و هم بتوان کیفیت نرم‌افزار، تولید آن و نگهداری آن را نیز بهینه کرد و سرعت بخشید. به عبارتی دیگر: معماری نرم‌افزار یک برنامه یا سیستم محاسباتی، ساختار یا ساختارهای آن سیستم محاسباتی است که خصوصیات قابل رویت از بیرون، عناصر و ارتباطات بین آنها را نشان می‌دهد.
- - تحلیل ساختارمند: تحلیل ساختارمند در مهندسی نرم‌افزار روشی برای تحلیل و تبدیل نیازمندیهای حرفه ای به مشخصات و در نهایت به برنامه های نرم‌افزاری یا پیکربندی های سخت افزاری و فرایندهای دستی مرتبط می باشد.
(2)
مطلب سوم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
فرآیند توسعه نرم افزار:
فرایند تولید نرم‌افزار که با عنوان «چرخهٔ حیات تولید نرم‌افزار» نیز شناخته میشود، ساختاری است که روی توسعه و تولید محصولات نرم‌افزاری اعمال میشود. عبارت‌های مشابهی چون «چرخهٔ حیات نرم‌افزار» و «فرایند نرم‌افزار» در این رابطه استفاده میشود. الگوهای گوناگونی نظیر فرایندهای (خاص) وجود دارند که هر کدام خط مشی مختص (آن فرایندها) برای انجام کارها و فعالیتهای متنوع در طول فرایندها را مشخص می‌کنند. برخی عنوان می‌کنند که «طرح چرخهٔ حیات» یک عبارت بسیار عمومی بوده و «فرایند تولید نرم‌افزار» عبارت تخصصی‌تر است. برای مثال خیلی از فرایندهای تولید نرم‌افزار ویژه‌ای هستند که خود زیر مجموعه چرخهٔ حیات حلزونی به شمار می‌روند.
فعالیتهای تولید نرم‌افزار
برنامه‌ریزی (امکان‌سنجی)
از مهمترین کارها در تولید نرم‌افزار استخراج نیازمندیها یا تحلیل نیازمندیهای آن سامانه است. مشتریان عمومی معمولاً تصور مفهومی، انتزاعی و مبهمی از نتیجه نهایی خواسته‌هایشان دارند و نمی‌دانند به درستی نرم‌افزار مورد نظرشان چه کاری باید انجام دهد. در این مرحله نیازمندیهای ناتمام، پیچیده و مبهم، و حتی متضاد توسط مهندسان نرم‌افزار ماهر شناسایی می‌شوند. در این برهه تکه نرم‌افزارهای آماده، تجربه‌شده و فعال ممکن است برای پایین آوردن ریسک (و مشکلات) نیازمندیها کمک کنند. نخست نیازمندیهای عمومی از کاربران جمع‌آوری شده و دامنه توسعه و تولید نرم‌افزار که باید تولید شود شناسایی و تحلیل میشود، سپس مستندات بصورت شفاف نوشته می‌شوند. معمولاً به این مستند، مستند دامنه یا محدوده سامانه اطلاق میشود.
برخی قابلیت‌ها ممکن است در ابتدای پروژه به خاطر مسائل مالی یا نیازمندیهای غیر شفاف و نامشخص خارج از محدوده پروژه باشند. اگر تولید و توسعه نرم‌افزار برون‌سپاری شود (یعنی به شرکت‌های خارجی محول شود) این مستندات به عنوان مستندات قانونی و حقوقی در نظر گرفته میشود؛ بنابراین در صورت اتفاق هرگونه دعوای حقوقی یا ابهام در مورد تعهدات داده‌شده به کاربر، این مسائل قابل شفاف‌سازی خواهد بود.
پیاده‌سازی، آزمون و مستندسازی
پیاده‌سازی آن قسمت از فرایند تولید نرم‌افزار به شمار می‌رود که مهندسان نرم‌افزار در دنیای واقعی تمام کدهای پروژه را می‌نویسند و به قول معروف برنامه‌نویسی می‌کنند.
آزمون نرم‌افزار بخش لاینفک و مهم از فرایند تولید نرم‌افزار است. این قسمت از فرایندها کمک می‌کند تا مشکلات سامانه بصورت سریع شناسایی شوند.
مستندسازی در تمام مراحل پروژه چون طراحی داخلی نرم‌افزار برای تعیین اهداف سیستم، نگهداری آینده و ارتقاء و بهبود سامانه هرچند پروژه پایان یافته باشد انجام میشود. همچنین ممکن است این مستندسازی شامل نوشتن ساختار تکه‌های برنامه ظاهر برنامه کاربردی داخلی و خارجی هم باشند. این مطلب خیلی مهم است که همه چیز پروژه مستندسازی شود.
استقرار و نگهداری سامانه
استقرار و تحویل سامانه پس از اینکه آزمون مناسب را گذراند و برای انتشار، فروش یا هر نوع توزیع برای محیط کار نهایی تأیید شد انجام خواهد شد.
آموزش نرم‌افزار و پشتیبانی خیلی مهم است و خیلی از تولیدکنندگان و توسعه‌دهندگان نرم‌افزارها اهمیت آن را درک نمی‌کنند. مهم نیست که چقدر زمان و برنامه‌ریزی توسط تیم تولید و توسعه نرم‌افزار برای ایجاد نرم‌افزار مصرف کرده‌اند اگر در آخر کار کاربری در سازمان نباشد تا از نرم‌افزار استفاده کند. مردم معمولاً در برابر تغییرات مقاومت نشان می‌دهند و از ماجراجویی در محیط ناآشنا اجتناب می‌کنند، برای همین در فاز استقرار این خیلی مهم است کلاسهای آموزشی برای کاربران جدیدِ نرم‌افزار گذاشته شود.
نگهداری و ارتقای نرم‌افزاری برای پوشش، مسائل پوشش داده‌نشده یا نیازمندیهای تازه‌ای که ممکن است بوجود آیند مدت خیلی زیادی حتی بیشتر از زمان اولیه تولید نرم‌افزار زمان بگیرد. این مرحله ممکن است نیاز باشد تا کدهای برنامه‌نویسی تازه‌ای که در طراحی اصلی برنامه نیز دیده نشده اضافه شود تا مسائل و مشکلات دیده‌نشده حل شوند یا ممکن است کاربر درخواست عملیات اصلی دیگری کند و برنامه‌نویسی‌های تازه‌ای برای برآورده کردن نیازهای جدید انجام گیرد. اگر هزینه کار فاز نگهداری از ۲۵ درصد هزینه فاز قبلی (پیاده‌سازی) بیشتر باشد، این احتمال وجود دارد که کیفیت کلی فاز قبلی خیلی ضعیف بوده باشد. در این صورت مدیران پروژه باید گزینهٔ ایجاد مجدد سامانه (یا بخشی از سامانه) را قبل از اینکه هزینه‌های نگهداری غیر قابل کنترل شود را مطرح کنند.
الگوهای تولید نرم‌افزار
الگو آبشاری
الگو آبشاری فرایندها را به گونه‌ای نشان می‌دهد که کجا تولید کنندگان نرم‌افزار (برنامه‌نویسان) فازهای زیر را به ترتیب انجام دهند:
مشخصات مورد نیاز (تحلیل نیازمندیها)
طراحی نرم‌افزار
پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی
تست نرم‌افزار (یا اعتبارسنجی)
گسترش نرم‌افزار (یا نصب)
نگهداری نرم‌افزار
در سختگیرانه‌ترین حالت آبشاری، بعد از اینکه هر فاز کاملاً پایان پذیرفت، به مرحله بعدی می‌رویم. بازبینی که اجازه ایجاد تغییرات در سامانه را بدهد (که ممکن است شامل تغییرات فرایندهای کنترل رسمی باشد) فقط قبل از رفتن به مرحله بعد امکان‌پذیر است. همچنین بازبینی ممکن است جهت اطمینان از پایان قطعی این فاز (مرحله) بکار گرفته شود. فازی که معیارهای تکمیل آن کامل شده، معمولاً با عنوان دروازه اطلاق میشود که نشان می‌دهد پروژه از فاز فعلی به فاز بعدی منتقل شده است. الگو آبشاری از بازبینی و تجدید نظر فازهای قبلی که کامل شده‌اند، جلوگیری می‌کند. این عدم انعطاف‌پذیری مفصل در الگو آبشاری محض، دست مایه انتقاد، پشتیبانی کنندگان الگوهای انعطاف پذیر است.
الگو حلزونی
خصوصیت کلیدی الگو حلزونی مدیریت ریسک در تمام مراحل چرخهٔ تولید نرم‌افزار است. در سال ۱۹۸۸ میلادی بری بوهم به صورت رسمی الگو حلزونی فرایند تولید نرم‌افزار را منتشر کرد، که ترکیبی از بعضی کلیدهای تایید شده متدولوژی الگو آبشاری و نمونه‌سازی سریع است، اما احساس میشود الگو ارائه شده تاکید در ناحیه های کلیدی (الگو آبشاری) را با متدهای دیگری همچون بررسی دقیق و تحلیل دائمی ریسک‌ها، سیستمهای خاص مناسب برای سامانه پیچیده و بزرگ، کوتاه تر کرده است.
الگو حلزونی این روش را با چهار نمودار که نشان دهند فعالیت های زیر است، به تصویر می کشد که فرایندها در چند مرحله تکرار انجام میشود:
1- تدوین و فرموله کردن برنامه ریزی خوب است برای شناسایی اهداف سیستم، قسمت های انتخاب شده جهت پیاده سازی برنامه، محدودیتهای واضح و مشخص پروژه.
2- تحلیل ریسک و مشکلات سامانه: ارزیابی تحلیلی برنامه های انتخاب شده، جهت مشخص کردن چگونگی شناسایی و از بین بردن ریسک‌ها.
3- پیاده سازی پروژه: پیاده سازی تولید نرم‌افزار و تایید کارایی سامانه.
الگو حلزونی مبتنی بر ریسک، بر اختی ار انتخاب گزینه ها و محدودیت‌ها در سفارش‌ها برای پشتیبانی استفاده مجدد نرم‌افزار و اینکه کیفیت نرم‌افزار می‌تواند در ادغام اهداف ویژه در تولید نرم‌افزار کمک می‌کند، تاکید می‌کند.
به هر حال الگو حلزونی شرایط محدود کننده زیر را دارا می باشد:
1- الگو حلزونی تحلیل ریسک‌ها را تاکید می‌کند و بنابراین کاربران باید این تحلیل را قبول کنند و فکری برایش کنند (این مطالب را در نظر داشته باشند). این مسئله نیازمند اعتماد متقابل و همچنین تمایل به هزینه کردن برای رفع ایرادات، در هنگام تولید نرم‌افزار است و این دلیل استفاده شدن این الگو تولید نرم‌افزار پروژه های بزرگ است.
2- درصورتیکه در هنگام پیاده‌سازی تحلیل ریسک‌ها تاثیر منفی روی سود پروژه زیاد باشد نبایستی از الگو حلزونی استفاده گردد.
تولید و توسعه دهندگان نرم‌افزار بصورت فعال حواسشان به ریسک‌های قابل حل خواهد بود و به دقت آنها را در الگو حلزونی تحلیل می‌کنند.
مرحله اول تدوین و فرموله کردن یک برنامه برای رسیدن به اهداف با این محدودیت‌ها، و پس از آن تلاش برای پیدا کردن و حذف تمام خطرات بالقوه (ریسک‌های بالقوه) از طریق تجزیه و تحلیل دقیق و در صورت لزوم، با ساخت نمونه اولیه است. اگر برخی ریسک‌ها قابل حل نبودند در این صورت مشتریان باید تصمیم بگیرند که آیا می‌خواهند انجام پروژه را خاتمه دهند یا از ریسک‌های مورد نظر چشم پوشی کنند و به هر ترتیب ادامه دهند. در نهایت، نتایج ارزیابی شده و طراحی مرحله بعدی آغاز میشود. در حالت کلی یک الگو تکاملی است که به صورت مجموعه‌ای از نسخه‌های افزایشی توسعه میابد و همچنین در طی تکرارهای اولیه ممکن است یک الگو کاغذی یا یک نمونه اولیه باشد ولی در طول تکرارهای بعدی هر بار نسخه کامل‌تری از سامانه تولید میشود و این الگو به ۳ تا ۶ نواحی کاری تقسیم میشود.
روش تکرارشونده و افزایشی
روشی تکراری تولید نرم‌افزار اجازه ی ایجاد که پروژه در ابتدا از بخشهای کوچک شروع شود و به مرور زمان سامانه رشد کند تا کمک کند در این درگیری مشکلات مهم پیدا شوند قبل از اینکه فرضیات اشتباه باعث خراب شدن سامانه شوند. الگو تکرار فرایند ها بوسیله تولید کنندگان نرم‌افزارهای تجاری انتخاب و استفاده میشود چون این الگو اجازه می دهد تا نیازهای کاربرانی که در زمان طراحی دقیقاً نمی‌دانند چگونه نیازمندی‌هایشان از سامانه را معرفی کنند بصورت بالقوه برآورده شود.
روش توسعه سریع نرم‌افزار (RAD)
روش توسعه سریع نرم‌افزار (به انگلیسی: Rapid application development)(مخفف انگلیسی: RAD) روش تکراری را بعنوان پایه کار استفاده می‌کند اما طرفداری نظریه سبک‌تر و محبوبیت بیشتر از روش سنتی است. روش سریع از بازخوردها به جای برنامه‌ریزی بعنوان سازوکار اصلی کنترل پروژه استفاده می‌کند. بازخوردها بوسیله آزمون‌های مرتب و انتشار پیاپی در بازه‌های زمانی کوتاه نرم‌افزارهای در حال تکامل تولید می‌شوند.
روشهای گوناگونی از فرایند سریع برای تولید نرم‌افزار استفاه میشود:
روش برنامه‌سازی مفرط
تولید نرم‌افزار به روش برنامه‌سازی مفرط (به انگلیسی: Extreme programming)(مخفف انگلیسی: XP) در فازهای خیلی کوچک (یا مداوم) انجام و با فرایندهای دسته‌ای قدیمی‌تر تطبیق داده می‌شوند. فاز اول (که عمداً کامل نشده) در طول مراحل ممکن است به جای اینکه ماه‌ها و سال‌ها در روش آبشاری طول بکشد تا کامل شود، یک روز یا یک هفته وقت بگیرد. ابتدا یک آزمون خودکار برای ایجاد اهداف اساسی تولید نرم‌افزار نوشته میشود. سپس (توسط دو برنامه‌نویس) برنامه‌نویسی انجام می‌گیرد که وقتی تمام آزمون‌ها را پشت سر گذاشته و دیگر هیچ آزمون مورد نیازی به ذهن برنامه‌نویسان نرسد کامل میشود. کار طراحی و معماری سیستم بعد از اینکه نه آزمونی وجود دارد و نه برنامه‌نویسی‌شده انجام میشود. طراحی توسط برنامه‌نویسان انجام میشود. (فقط مشخصات نهایی و ترکیب طراحی و کد در تمام فرایندها در روش سریع مشترک هستند) عملیات اصلی ناقص سامانه (توسط دست کم یکی از افراد گروه تولیدکننده و برنامه‌نویس) برای کاربران (یا برخی از کاربران) نصب یا نمایش داده می‌شوند. در اینجا تمام عوامل پروژه دوباره شروع به نوشتن آزمون برای قسمتهای مهم سامانه خواهند کرد.
الگو اسکرام
اسکرام یک روش چابکِ تکرارشونده و افزایشی برای مدیریت پروژه است که معمولاً در الگوی تولید نرم‌افزار چابک به عنوان نوعی متدولوژی توسعه نرم‌افزار دیده میشود.
با اینکه روش اسکرام در واقع برای مدیریت محصولات تولید و توسعه پروژه‌ها پیشنهاد شده بود، اما استفاده آن در مدیریت پروژه‌های تولید نرم‌افزار متمرکز شد؛ همچنین امکان دارد جهت مدیریت تیم نگهداری نرم‌افزار، مدیریت پروژه‌ها یا برنامه‌های عمومی مدیریت خط مشی‌ها استفاده شود.
الگوهای بهبودسازی
الگوی تکامل قابلیت یکپارچه سازی (CMMI)
الگوی تکامل قابلیت یکپارچه‌سازی (CMMI) یکی از الگوهای پیشنهادی و تکنیک‌های پیشتاز است. ارزیابی سازمان‌های مستقل و رتبه‌بندی در مورد کیفیت چگونگی تعریف فرایندهای آن سازمانها را دنبال می‌کند، نه بر کیفیت خود فرایندها یا نرم‌افزار تهیه شده است. الگوی CMMI جایگزین الگوی CMM شده است.
ایزو ۹۰۰۰
ایزو ۹۰۰۰ یک استاندارد رسمی سازماندهی فراینده ساخت محصولات و روشی برای مدیریت و نظارت پیشرفت کارهاست. در اصل این استاندارد برای بخش تولید وساخت(صنعتی) ایجاد شد.ایزو ۹۰۰۰ همچنین برای فرایند تولید نرم‌افزار نیز به خوبی استفاده شده.مانند الگو CMMI مدرک ایزو ۹۰۰۰ هیچ تضمینی راجع به کیفیت نتایج نهایی ندارد و فقط فرایندهای کاری را فرموله و قالب استاندارد رسمی می دهد.
ایزو ۱۵۵۰۴
ایزو ۱۵۵۰۴ که با عنوان فرایند تشخیص و تعیین بهبود قابلیت نرم‌افزار (به انگلیسی: Software Process Improvement and Capability Determination)(مخفف انگلیسی: SPICE) نیز شناخته میشود، چارچوبی برای ارزیابی فرایندهای نرم‌افزار است. این استاندارد تنظیمات قالب روشنی برای مقایسه فرایندها به شمار می‌رود. SPICE خیلی شبیه CMMI استفاده میشود. فرایندهای این الگو برای مدیریت، کنترل، راهنمایی و نظارت تولید نرم‌افزار است. این الگو جهت سنجش سازماندهی تولید و توسعه یا تیم پروژه بصورت واقعی در طول مدت تولید نرم‌افزار استفاده میشود. تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای شناسایی نقاط ضعف و حرکت به سمت بهبود پروژه استفاه میشود. همچنین برای تشخیص نقاط قوت پروژه که می تواند برای سازمان یا تیم پروژه ادامه پیدا کند یا برای امور مشترک یکپارچه شود.
(3)
مطلب چهارم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
طراحی سیستم فروش،بازاریابی
مورد توجه شرکت های بزرگ و متوسط
هدف : ایجاد تضمین در واحد فروش و کمک به اجرای برنامه ریزی
در کشور ما صنعتگران و تولیدکنندگان به صورت سنتی فعالیت می نمایند و مدیران فروش نیز فروش آینده خود را بدون تضمین می دانند.
سیستماتیک نمودن فروش به دنبال ایجاد تضمین فروش برای شرکت ها و تولیدکنندگان است تا آن ها بتوانند با توجه به میزان فروش، تولید و برنامه های بلند مدت خود را برنامه ریزی نمایند.
اجرای نظام (سیستم360FG) در آمیخته های بازاریابی شامل کانال های توزیع، قیمت، ارتباطات یکپارچه بازاریابی، ترفیعات، امور تولید مرتبط با بازاریابی و در نهایت کل زنجیره ارزش . . . باعث ایجاد آرامش و نظم در برنامه های مدیران عامل، مدیر فروش و تمامی افرادی می شود که دغدغه فروش آینده را دارند.
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستمها عبارتند از:
1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است
2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها
3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری
4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستمها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد
5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضعیت موجود.
به اختصار مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها را می توان به صورتهای زیر بیان کرد:
- شناخت مشکل و تبیین آن: مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران، مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
- ایجاد فرضیه: پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند حدس زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل )را برگزید.
- جمع آوری اطلاعات: در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حل های آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود .
- طبقه بندی اطلاعات: در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات: دراین مرحله تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند. در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
چه فعالیتی انجام می شود ؟
چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟
- نتیجه گیری و ارائه راه حل: در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید نشده باشند بایستی بدنبال راه حل های دیگری برای مشکل باشد.
- تهیه و تنظیم گزارش: اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد.
- اجرا: در این مرحله آنالیست طی برنامه ای پیش بینی های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد.
- آزمایش طرح جدید: دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد .
- استقرار طرح جدید: چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار می یابد
- ارزیابی عملکرد: پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد، آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.
برای استفاده از دید سیستمی در تمامی مراحل طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها از اهمیتی بالایی برخوردار است. این نگرش چارچوبی منطقی و علمی برای در نظر گرفتن عوامل موثر داخلی و خارجی سیستم به عنوان یک کل متشکل ارائه می دهد .و به پدیده های اطراف بصورت یک کل به هم پیوسته می نگرد.(6)
Image
مطلب پنجم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
طراحی سیستم مالی
جهت هر نوع طراحی سیستماتیک ابتدا شناخت و تجزیه و تحلیل آن سیستم لازم است.
تجزیه و تحلیل یک سیستم عبارتست از شناخت جنبه های مختلف عملکرد سیستم و چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن ، نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایی جهت طراحی سیستم بهتر، با عملکرد مناسبتر.
سیستم چیست؟
سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدیدی را پدید آورده اند.
اجزای سیستم ضمن برخورداری از ارتباطاتی کنشی و واکنشی، از نظم و سازمان خاصی پیروی می نمایند و در جهت تحقق هدف های معینی که دلیل وجودی سیستم است فعالیت می کنند.
فرآیند تجزیه و تحلیل، طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی، تشکیل چرخه ای به نام چرخه تکاملی سیستم را می دهد. این چرخه تابع متدولوژی و روش هایی است که از آن ها به منظور انجام فعالیت های فوق در چرخه استفاده می شود.
به طور کلی تجزیه و تحلیل سیستم، فرآیند بررسی وضعیت موجود در یک سیستم، به منظور بهبود بخشیدن به آن از طریق ارائه راه حل های بهتر و مناسبتر است.
تجزیه و تحلیل سیستم به ما کمک می کند تا موقعیت کنونی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم. بنابراین تجزیه و تحلیل سیستم را می توان بررسی سیستم های فرعی یا زیرسیستم های موجود در سازمان تعریف کرد که به منظور کسب اطمینان از مناسب بودن روش های جاری و ارزیابی میزان اثربخشی آن ها می شود. هدف از تجزیه و تحلیل سیستم، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طریق رویه ها و روش های بهتر انجام کار است.
در تجزیه و تحلیل سیستم روش های انجام کار تدوین و یا اصلاح می شود. مانند روش استخدامی در سیستم پرسنلی، روش انبارداری در سیستم تدارکاتی و یا روش محاسبه قیمت تمام شده در حسابداری و...
یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده اند، وظیفه ایجاد تغییر به منظور بهبود سازمان است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند. و از جدیدترین روش ها و شیوه های انجام کار، در اداره امور سازمان خود بهره گیرند.
فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت اند از:
1- تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است.
2- بهره وری یک سازمان را به طور معمول از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با ساده کردن و بهسازی روش های کار.
3- تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست.
4- با تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد و بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.
5- می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.
6- باعث می شود تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.
7- یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
تحلیل گر سیستم کیست؟
کارشناس آموزش دیده ای است که می تواند سازمان را در امر برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق انجام دو وظیفه اساسی مدد رساند:
1- ارزیابی
2- همیاری
منظور از ارزیابی، این است که تحلیل کننده اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی می کند. در مرحله همیاری، تحلیل گر پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارآیی ارائه می دهد.
مدیران می توانند با همکاری متخصصان ذیربط از طریق تجزیه وتحلیل سیستم ها و روش های انجام کار، بررسی تازه ای از هدف های سازمانی به عمل آورند، با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شوند ،به کمبودها، نقایص و مشکلات پی برند.
مهمترین وظایف تجزیه و تحلیلگر سیستم:
1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت ها از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار(پیش بینی استقرار مناسب)
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
ما در دنیایی بسیار پیچیده و پویا زندگی می کنیم که دو ویژگی عمده دارد: منابع محدود و نیازهای نامحدود. همین محدودیت در امکانات و عدم محدودیت در نیازها و خواست های بشری است که توجه روزافزون به بهره وری را باعث شده است. از یک سو، جمعیت رو به ازدیاد، گستره نیازهای بشری را سیر تصاعدی داده و از سوی دیگر، منابع کاهنده، برای دهان هایی که هر لحظه به جهان گشوده می شوند، خبر از آینده ای نه چندان امید بخش دارند. در چنین شرایطی عقل ایجاب می کند که نیک اندیشان، دورنگران و آینده سازان جامعه، اولاً خود، تصویر روشنی از واقعیات به دست آورند و ثانیاً راه چاره های مناسبی برای بقا در چنین دنیای پرتحول و پرشتابی بیندیشند. لازمه موجودیت در جهانی این چنین پیچیده و سرشار از رقابت، بهره گیری از الگوهای نوین مدیریتی است که تفکر خلاق و نگرش تغییرپذیری را تعمیم دهند و با به کارگیری تواناییهای ذهنی، بینشی و احساسی، در پی ایجاد افکار نو و مفاهیم جدید باشند. همواره نمی توان از نیروی کار انتظار داشت که بیشتر و تندتر کار کند. در این زمینه لازم است که به بهسازی روش ها و اصلاح شیوه های کاری اقدام شود. تا با صرف زمان کمتر، ستاده های مناسبتر و مفیدتر عاید گردد. امروزه سازمانی پویا و پایاست که هدف های خود را با شرایط و نیازهای محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد و مسئولیت های اجتماعی خود را با کیفیتی برتر انجام دهد.
روش تجزیه و تحلیل سیستم ها دارای سه مرحله عمده می باشد که هریک از چندین فعالیت تشکیل شده است. این مراحل عبارت اند از :
1- تجزیه و تحلیل سیستم
فعالیت های این مرحله به طور اختصار شامل موارد زیر است:
- تشخیص و تعریف مسئله
- تعیین اهداف و محدودیت ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
- انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص
2- طراحی سیستم
در طراحی سیستم موارد زیر انجام میشود:
- تعیین دقیق مشخصات سیستم انتخاب شده از لحاظ درون داده ها، برون داده ها، کنترل ها، فایل ها یا پایگاه داده ها
- تهیه مشخصات سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی متخصص لازم
3- اجرای سیستم طراحی شده
این مرحله شامل موارد زیر است:
- تهیه و استقرار سخت افزارها و نرم افزارهای انتخاب شده در مرحله قبل
- آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید
- جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی
- ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید(6)
مطلب ششم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
طراحی سیستم های اطلاعاتی و مدیریتی
اگر ابریشم و ادویه کالای اعصار گذشته و نفت راکالای قرن بیستم بنامیم، قطعاً می‌توان اطلاعات را کالای قرن حاضر نامید. کالایی که انتخاب تکنولوژی، جاده‌های بس سهل الوصول را برایش آماده ساخته است. اطلاعات و تکنولوژی در یک چرخه رو به رشد یکدیگر را با اثر متقابل ارتقاء می‌دهند، و هر یک به رشد دیگری کمک می‌کند. ولی در این میان سیستمهایی که حجم عظیم اطلاعات را سامان داده، آنها را در قالبهای تکنولوژی جای دهد، و امکان استفاده موثر از آنها را پدید آورد، نقشی بسزا برعهده دارند.بهترین راه رسیدن به این دستاورد مهم استقرار سیستمهای اطلاعاتی مناسب است.
هر چند در قیاس با روند رشد سرسام آور تکنولوژی و اطلاعات، در ابتدا سیستمهای اطلاعاتی و علوم مرتبط با آن از چنین رشدی برخوردار نبوده ، ولی در سالهای اخیر این علوم با شیبی فزاینده به چرخه سه گانه اطلاعات، "تکنولوژی" و "سیستمهای اطلاعاتی" پیوسته است.
روند رشد متدولوژیهای توسعه سیستم به صورت روزافزونی ادامه دارد، امروزه با توجه به پیچیدگی و بزرگی سیستمها، نمی‌توان بدون کمک متدولوژی مناسب به آنالیز، طراحی و اجرای سیستمهای بزرگ، پیچیده و کارآمد امیدوار بود. متاسفانه در کشور ما کمتر به این مقولات توجه شده است، و هر چند حضور سیستمهای اطلاعاتی در موسسات و سازمانها ملموس است، ولی برخورد اصولی با فرایند انالیز، طراحی و اجرای چنین سیستمهایی کمتر به چشم می‌خورد. چنین فقدانی علاوه بر اتلاف سرمایه‌ها، جوی بدبینانه نسبت به اصل وجودی اینگونه سیستمها پدید می‌آورد.
چرخه تکاملی سیستم، فرآیندی است که از طریق آن تحلیلگران، طراحان، برنامه نویسان، مسئولان و مدیران یک موسسه مشترکاً سیستمهای اطلاعاتی را بنا می‌نهند. همچنین وسیله‌ای است که مدیران پروژه را قادر می‌سازد که روند پیشرفت فعالیتها و مراحل مختلف پروژه، و عملکرد گروههای درگیررا مطالعه ارزیابی و کنترل نمایند.
حال با توجه به ایجاد سیستمهای اطلاعاتی و اهمیت آن، درخواست از طرف استفاده کنندگان سیستم که به فعالیتهای موسسه نزدیکتر هستند و با مسائل، مشکلات و نارسائیهای سیستم آشنایی بیشتری دارند، داده میشود. تحلیلگران یک موسسه که در واحدهایی مانند سیستمها و روشها، خدمات سیستمها و نظایر آن کار می‌کنند و معمولاً به دنبال روشهایی بهتر برای سیستمهای جاری موسسه هستند، نیز از درخواست کنندگان پروژه‌های طراحی سیستم میباشند. علاوه بر آن، برنامه ریزیهای بلند و میان مدتی که موسسه یا سازمان برای بهبود کلی سیستمهای موجود خود دارد، می‌تواند منشاء درخواست سیستمهای جدید باشد.
معمولاً عامل ایجاد چنین درخواستهایی وجود یک مسئله، تن دادن به یک اجبار و الزام قانونی، یا به دست آوردن امکان بهتر برای پاسخگویی و جذب مشتری بیشتر است، مثلاً طولانی بودن عملیات رسیدگی به سفارش مشتریان و وقت گیر بودن آن یک مسئله است. تهیه گزارشهای مالی یا نگهداری سوابق خاص از طرف یک موسسه برای پاسخگویی به مراجع دولتی (مانند اداره مالیاتها، بازرسان قانونی و…)، یک الزام قانونی است. و سرانجام گذاشتن یک سیستم کارت نقدی در بانک که مشتری بتواند در هر ساعت شبانه روز که به پول نیاز دارد با وارد کردن شماره رمز کارت نقدی به ماشین، از آن پول دریافت کند، مسلماً می‌تواند یک فرصت و امکان جذب مشتری بیشتر باشد.
اغلب مسائل و فرصتهای زیادی وجود دارد که هر یک می‌تواند منشاء ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید قرار گیرد، که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نیاز به بهبود عملکردها
- نیاز به تسهیل کنترل اطلاعات (یا داده‌ها)
- نیاز به صرفه جویی بیشتر یا کنترل هزینه
- نیاز به کنترل و امنیت اطلاعات
- نیاز به بهبود کارایی افراد یا ماشینها
- نیاز به بهبود خدمات ارائه شده به مشتریان، شرکاء، کارکنان و نظایر آنها
برای انجام صحیح یک پروژه و با توجه به ماهیت پروژه بایستی فعالیتهای فراوان و متنوعی را انجام داد. تعدد و تنوع فعالیتها نیاز به سیستمی جهت کنترل و یکپارچه سازی فعالیتهای کنترلی و مدیریتی را کاملاً محسوس می‌نماید، بدین ترتیب فعالیتهایی که ظاهراً با هم موارد مشترکی را از نظر اجرایی ندارند با قرار گرفتن در چارچوب این سیستم کاملاً مرتبط با هم خواهند شد و اثرات متقابل آنها با یکدیگر را می‌توان مطالعه نموده و مسائل آنها را حل و فصل نمود. بنابراین سیستمی که انجام این عملیات را به عهده گیرد بایستی با وجود تنوع زیر سیستمهای آن از یکپارچگی کامل برخوردار باشد.
1- سیستم پردازش تراکنشها (TPS)
تراکنشها وقایعی هستند که در اثر انجام عملیات و فعالیتهای یک موسسه صورت می‌پذیرند. مثلا وقتی موسسه کالایی به مشتری بصورت غیرنقدی می‌فروشد، داده‌های مربوط به مشتری، انبار، محصولی که باید به مشتری تحویل شود، فروشنده و نظایر آن باید جمع‌آوری و پردازش شود. از طرفی این مسئله باعث ایجاد تراکنشهای دیگری از قبیل بررسی اعتبار مشتری، صدور صورتحساب، تغییر در موجودیها و نظایر آن میشود.
سیسbrتم پردازش تراکنشها، سیستمی است که جمع آوری و پردازش این تراکنشها را برعهده دارد و در نتیجه اطلاعاتی تولید میشود که برای مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2- سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
داده‌هایی که توسط سیستم پردازش تراکنشها پردازش میشود در قالب اطلاعاتی در اختیار مدیران سازمان قرار می‌گیرد تا این مدیران را در انجام وظایف مربوطه و روزمره یاری نماید. اطلاعاتی را که MIS ایجاد می‌نماید مورد استفاده کلیه سطوح مدیریتی قرار می‌گیرد.
3- سیستم پشتیبان تصمیم گیری (DSS)
این سیستم به گونه‌ای طراحی میگردد که مکمل سیستم اطلاعات مدیریت باشد یعنی مدیران را در تصمیم گیری‌های استراتژیک و مهم یاری نماید. این سیستم از مدلهای تصمیم‌گیری و پایگاه خاص، برای تهیه اطلاعات استفاده می‌نماید.
4- سیستم اطلاعاتی اجرایی (EIS)
با توجه به اینکه مدیریت سطوح بالا اطلاعاتی برای برنامه ریزی استراتژیک و کنترل کلی موسسه نیاز دارد، این سیستم طوری طراحی میشود که مدیریت سازمان بتواند با سرعت و به سادگی اطلاعات مورد نیاز را بدست آورد.
متدولوژیهای رایج در طراحی سیستمهای اطلاعاتی
تعاریف مختلفی از متدولوژی وجود دارد. بدلیل جدید بودن علم طراحی سیستمهای اطلاعاتی هنوز تعریف یکسان و یکدستی در زبان تخصصی این دانش بوجود نیامده است. اما بطور کلی اگر روش (Method) را در ادبیات دانش طراحی سیستمهای اطلاعاتی یک روال مرتب و سامانمند برای انجام یک عمل تعریف نمائیم، متدولوژی عبارت خواهد بود از مجموعه‌ای منسجم از روشها که بر مبنای مجموعه‌ای از اصول پایه وقواعدی که برای کاربرد آنها بنا شده‌اند.
در واقع متدولوژی‌ها، راه رسیدن به هدف ایجاد و استقرار سیستم اطلاعاتی در چارچوب Vision سازمان را از طریق معرفی ابزارها و استانداردهای خاص در مراحل مختلف زیستچرخ توسعه سیستمها (System Development life Cycle(SDLC)) تعیین می‌نمایند.
متدولوژیهایی که برای توسعه یک سیستم اطلاعاتی یا بخشی از یک سیستم انتخاب می‌شوند در سه مشخصه با یکدیگر تفاوت دارند:
الف) الگوی مفهومی یا رویکرد (Approach): هر متدولوژی می‌کوشد سیستم مورد مطالعه را به گونه‌ای مدلسازی نماید. اینکه هر سیستم از چه زاویه‌ای مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد، در متدولوژیهای مختلف با یکدیگر تفاوت دارد.
ب) متدولوژی‌ها در نحوه تقسیم‌بندی زیستچرخ طراحی سیستم با یکدیگر تفاوت دارند.
ج) هر متدولوژی از مجموعه‌ای از روشها، فنون و ابزارهای ویژه که بسیاری از آنها می‌توانند در متدولوژی‌ها مختلف مشترک باشند، استفاده می‌کنند. ابزارهایی مانندERD،Data Dictionary، DFD
در واقع متدولوژی انتخابی می‌بایست به سئوالات زیر پاسخ دهد:
- چگونه پروژه باید به مراحل فرعی تجزیه گردد؟
- درهر مرحله از چرخه حیات سیستم چه اقداماتی باید انجام شود؟
- چه خروجی‌هایی باید تولید شود؟
- از چه ابزارهایی باید استفاده شود؟
- در چه زمانی و تحت چه شرایطی باید وظایف مربوط به طراحی سیستم انجام شوند؟
- محدوده پروژه چگونه تعیین گردد و چه کسانی در پروژه درگیر شوند؟
در جهت استقرار سیستمهای اطلاعاتی در یک سازمان متدلوژی‌های فراوانی ابداع گردیده است که در جهات مختلفی با یکدیگر شباهت دارند. بدلیل طیف گسترده متدولوژیهای ابداع شده تسلط بر همگی آنها و استفاده از آنها در نیل به هدف استقرار سیستم امری محال میباشد اما با توجه به شرایط سازمان مورد مطالعه، گستردگی، بزرگی و پیچیدگی تبادلات اطلاعاتی درون سازمانی و نگرش مدیران سازمان مورد بحث می توان ازیک یا تعداد محدودی از متدولوژی ها بصورت مناسب استفاده نمود.
بطور کلی متدولوژیهای رایج در زمینه طراحی سیستمها را می‌توان در سه طیف عمده خلاصه نمود:
الف) متدولوژیهای سنتی: در این متدولوژی‌ها، به سیستمهای اطلاعاتی به عنوان موضوعاتی برای تبدیل به برنامه‌های کامپیوتری نگریسته میشود. هر سیستم بصورت مستقل و به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای تبدیل ورودی به خروجی مدلسازی میشود. در این روشها، حوزه‌هایی مانند برنامه‌ریزی سازمانی، مدیریت استراتژیک و منابع اطلاعاتی مورد غفلت قرار می‌گیرند. این روشها برای مکانیزه کردن سیستمهای عملیاتی منفرد (TPS) کارایی لازم را دارند اما به سختی می‌توان با استفاده از آنها سیستمهای جامع یکپارچه سازمانی را طراحی و پیاده کرد.
ب) متدولوژیهای سازمان نگر: این متدولوژی‌ها به اطلاعات به عنوان منابع سازمانی برخورد می‌کنند. هر سازمانی برای مدیریت منابع خود باید دارای یک استراتژی سازمانی مدون باشد. این متدولوژی‌ها بر تدوین یک استراتژی اطلاعاتی سازمانی، قبل از توسعه سیستمهای خاص کاربردی تاکید دارند.
ج) متدولوژیهای شی گرا: در این متدولوژی‌ها تمایز سنتی بین داده‌ها و فرآیند از بین رفته و سیستمها به عنوان مجموعه‌ای از اشیا که حاوی اطلاعات بوده و در درون خود تبادل اطلاعاتی دارند، مدلسازی می‌شوند.
متدولوژیهای متداول در زمینه طراحی سیستمهای اطلاعاتی را از جهتی دیگر می‌توان به سه دسته زیر تقسیم بندی نمود:
الف) متدولوژیهای ساختیافته: رایج‌ترین متدولوژی مورد استفاده در توسعه سیستمهای اطلاعاتی متدولوژی (SSADM) یا متدولوژی ساختیافته میباشد. این متدولوژی با دیدگاه Top-down در واقع با ایجاد تغییراتی در متدولوژیهای سنتی طراحی سیستم، روشی منظم، قابل فهم و استاندارد شده در زمینه طراحی سیستم را ارائه می‌دهند. نقطه قوت این متدولوژی تاکید آن براستراتژی سازمانی، سادگی و استاندارد سازی مراحل مختلف چرخه حیات طراحی سیستم و نقطه ضعف آن دوره نسبتاً طولانی پاسخگویی آن میباشد. در هر صورت این متدولوژی در حال حاضر به صورت استانداردی در جهت طراحی سیستمهای اطلاعاتی درآمده است.
ب) متدولوژی Proto typing: پروتوتایپینگ به معنی تکامل تدریجی یک محصول میباشد به طوری که محصول اولیه تولید شده خود در واقع محصول نهایی است که درطول زمان به تدریج تکمیل می گردد. نقطه قوت آن سرعت استقرار سیستم اطلاعاتی و نقطه ضعف آن دوباره کاری‌های فراوان و اشکالات زیاد ایجاد شده در سیستم است که باید به مرور زمان مرتفع گردند.
ج) متدولوژی شی گرا (object-oriented): جدیدترین متدولوژیهای طراحی سیستمهای اطلاعاتی متدولوژیهای شی گرا میباشند. این متدولوژی‌ها هم سرعت ایجاد سیستم اطلاعاتی را نسبت به روشهای ساختیافته بالا برده و هم کلیه نقاط قوت متدولوژیهای ساختیافته را حفظ می‌نمایند اما بدلیل جدید بودن هنوز به استانداردی در جهت مستند سازی سیستمها دست نیافته‌اند.
چرخه تکاملی تحلیل و طراحی سیستم
1- شناخت سیستم موجود
- بررسی اولیه، تعریف مساله و محدود پروژه
- مطالعات امکان سنجی
- تعیین برنامه زمانبندی پروژه
- جمع آوری اطلاعات
2- تجزیه و تحلیل سیستم
- تحلیل داده‌های جمع آوری شده در مرحله شناخت
- تحلیل نرم افزارها و سخت افزارهای موجود
- بررسی مشکلات و تعیین نیاز
3- طراحی سیستم پیشنهادی
4- برنامه سازی
- برنامه نویسی
- استقرار و نصب سیستم
- پشتیبانی و بهبود سیستم
شرح خدمات پروژه طراحی سیستم اطلاعاتی و کنترل مدیریت
درباره لزوم، تعریف و چرخه تکاملی طراحی سیستم اطلاعاتی به تفصیل گفته شد. با توجه به موارد مطروحه می‌توان خدمات تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم اطلاعاتی را در قالب موارد زیر بیان نمود:
الف) مطالعه و شناخت سیستم موجود
- بررسی اولیه شامل شناخت، تعیین محدوده پروژه، تقسیم سیستم به زیر سیستمها با حفظ یکپارچگی سیستم، تعیین متدولوژی یا متدولوژیهای مورد استفاده در طول پروژه و تبیین پایه‌های نظری پروژه طراحی سیستم
- تعیین برنامه زمان بندی براساس تعداد زیر سیستمها و حجم تبادلات اطلاعاتی و متدولوژی تعیین شده
- جمع آوری اطلاعات در هر یک از زیر سیستمها ، مستند سازی آنها در قالب ابزارهای موجود وطراحی فرمها و فرمتهای مورد نیاز جهت تبادل اطلاعات داخلی و خارجی سیستم مورد مطالعه
- ارائه گزارش شناخت شامل معرفی سیستم، بیان نحوه جمع آوری اطلاعات و متدولوژی بکار رفته، خصوصیات آن و دلیل انتخاب، DFDهای سیستم، دیکشنری داده (درون داده‌ها و برون داده‌ها، پردازشها، فایلها و ذخایر اطلاعاتی)، نرم افزارهای موجود و نحوه استفاده از خروجی بانکهای اطلاعاتی و نرم افزارهای تخصصی در سیستم مورد مطالعه
ب) تجزیه و تحلیل سیستم موجود
- تحلیل سیستم از نظر ورودی‌ها و خروجی ها
- تحلیل نرم افزارهای موجود و تعیین نحوه هماهنگ سازی آنها با سیستم
- مدل سازی از سیستم
- بررسی و تحلیل مشکلات موجود و تشخیص نیازهای سیستم (Requirement Analysis)
ج) طراحی سیستم پیشنهادی
- طراحی ورودی‌ها و خروجی‌های سیستم
- طراحی ساختار بانک اطلاعاتی وتبیین فرمهای مورد نیاز جهت انتقال اطلاعات
- ارائه گزارش طراحی سیستم شامل DFDهای سیستم پیشنهادی، دیکشنری داده، ERDها و سایر مستندات مورد نیاز جهت برنامه نویسی سیستم
(6)
Image
مطلب هفتم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
پروژه تجزیه و تحلیل سیستم فروشگاه اینترنتی
توضیحات بیشتر در مورد پروژه تجزیه و تحلیل سیستم فروشگاه اینترنتی
Actor :
در واقع کسی است که Usecase در جهت سرویس دادن به آن عمل می کند سیستم ساخته شده در نهایت باید جوابگوی نیازمندی های آنها باشد می توان گفت شناسایی Actor ها اولین قدم برای تهیه نیازمندیها در یک سیستم یافتن Actor هاست زیرا اگر بدانیم که Actor چیست وچه می خواهد به راحتی می توانیم Usecase های مورد نظر را استخراج کنیم
یکی از راههای شناسایی Actor ها ترسیم نمودار Content Diagram آن است این نمودار جز استاندارد های UML نیست ولی ترسیم آن درتشخیص Actorها به ما کمک می کند در این دیاگرام در واقع کل سیستم بدون توجه به جزئیات آن در نظر می گیریم در این دیاگرام بررسی می کنیم سیستم با چه سازمانها یا افرادی در ارتباط است Content Diagram فروشگاه اینترنتی است که در این شکل مدیریت سایت و مشتری با سایت فروشگاه اینترنتی در ارتباط اند
Usecase :
با شناساییActor ها می فهمیم که چه کسانی با سیستم کارمی کنند پس به راحتی می توانیم دریابیم که این افراد از سیستم چه می خواهند اینکه این افراد از سیستم چه می خواهند یعنی Usecase ، برای رفع هر نیازمندی یک Usecase در نظر می گیریم مجموعه این Usecase ها Usecase diagram است
Usecase diagram
مجموع Actorها وUsecaseها وروابط موجود بین آنها در یک نمودار به نام Usecase diagram ترسیم می شود که در بر گیرنده تمام آن چیزی است که کاربران از سیستم می خواهند Usecase diagram در واقع یک نمونه تصویری از مدل نیازمندی ها برای سیستم است.
سناریو:
اینکه Usecase چه هدفی دارد وچه می خواهد بکند نیاز به سناریو دارد سناریو متنی است که فعالیت های Usecaseرا به طورکامل شرح می دهد .
سناریو خرید و فروش محصولات از طریق اینترنت
Name: مدیرت سایت
Pre condition: ورود به سایت اینترنتی مربوطه.
Post condition: نمایش محصولا بصورت طبقه بندی شده.
Goal: خرید محصول بدون حضورفیزیکی در فروشگاه (صرفه جویی در وقت و هزینه)
Description: سیستمی نوپا در ایران بوده که باید مورد توجه قرار بگیرد.
Main flow:
1. کاربر به بخش مورد نظر خود وارد می شود.
۲٫ محصول مورد نظر را انتخاب می کند.
۳٫ جهت سفارش دادن محصول مشخصات مربوطه را وارد می کند.
۴٫ سیستم با دریافت درخواست موجودی را بررسی کرده و سپس متنی را جهت تائیدیه ارسال نمایش می دهد.
۵٫ مشتری با ملاحظه سبد کلای خود در صورت موافقت تائیدیه را ارسال می کند.در غیر اینصورت به صفحه اول باز میگردد.
۶٫ مجوز لازم به واحد ارسال محصول داده میشود.
۷٫ محصول ازطریق پست ( t_pox ، باربری و…) برای مشتری ارسال می گردد.
(7)
مطلب هشتم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
انواع نمودار جریان کار
الف) نمودار عمودی یا یک ستونه
ب) نمودار افقی یا چند ستونه
Image
الف)نمودار عمودی یا یک ستونه
این نمودار در مواردی بکار می آید که کلیه مراحل یک کار در یک قسمت یا یک واحد انجام شود. با کمک این نمودار آنالیست می تواند به ارتباط کاری موجود در یک واحد پی ببرد و از تکرار و تداخلهای وظیفه ای وعملیاتی آگاه شود.
ب) نمودار جریان کار افقی یا چند ستونه
این نمودار در مواردی بکار می آید که مراحل انجام یک کار در چند قسمت یا چند واحد انجام می شود . این نمودار به آنالیست کمک می کند تا به نحوه ارتباط بین واحدهای مختلف پی ببرد و از تکرارها و تداخلها یی که در آن واحد رخ می دهد آگاهی پیدا نماید.
مراحل بررسی نمودار جریان کار
مرحله اول : تعیین کار مورد نظر
مرحله دوم : تعیین مراحل کار
مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود
مرحله چهارم : تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار
مرحله پنجم : تنظیم نمودار پیشنهادی
مرحله اول : تعیین کار مورد نظر
دراین مرحله آنالیست بایستی کاری که می خواهد مورد بررسی قرار دهد را تعیین و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقاً مشخص نماید.
مرحله دوم : تعیین مراحل کار
دراین مرحله آنالیست بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه نموده و دقت نماید که صرفاً جریان کار مورد نظر را تعقیب و از آن منحرف نشود.
مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود
دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعات کسب شده در مرحله دوم نمودار در وضع موجود را ترسیم می کند و اگر کلیه مراحل در یک واحد انجام شود نمودار عمودی و اگر در چند واحد انجام شود نمودار افقی رسم می گردد.
مرحله چهارم : تجزیه و تحلیل نمودار
دراین مرحله آنالیست با دید انتقادی به نمودار وضع موجود نگاه کرده و سوالات ذیل را درباره اطلاعات جدول می پرسد.
1- این مرحله چیست یا بعبارت دیگر در این مقطع کدام یک از مراحل کار باید انجام شود ؟
2- چرا بایستی این مرحله انجام شود؟
3- چرا این مرحله توسط این فرد انجام می شود ؟
4- چرا این مرحله دراین زمان انجام می گیرد ؟
5- این مرحله چگونه انجام می گیرد؟
6- چرا این مرحله دراین مکان انجام می شود ؟
مرحله ششم: تنظیم نمودار پیشنهادی
دراین مرحله آنالیست تغییرات و اصلاحاتی که با توجه به پاسخ سوالات فوق لازم می داند در نمودار وضع موجود ایجاد و نمودار در وضع پیشنهادی را تنظیم می نماید . در اغلب موارد نمودار در وضع پیشنهادی دارای مراحل کمتر و روشی ساده تر می باشد . (8)
مطلب نهم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
نمودار جریان کار
به‌کار بردن فرم‌هاى مختلف پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى براى کسب اطلاع از کنترل‌ها و ارزیابى آنها امروزه تا اندازه‌اى رواج یافته است. مع‌هذا در بعضى موارد مخصوص مانند عملیات ادارى و یا حسابدارى مربوط به خرید یا فروش کالا، پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى نمى‌تواند در کلیهٔ موارد به تنهائى تصویر کاملى از عملیات موردنظر به‌دست بدهد. علت این امر آن است که پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى به‌صورت استاندارد طرح‌ریزى شده است و بعضى ویژگى‌هاى مربوط به نحوهٔ عمل هر دستگاه در مورد عملیاتى از قبیل خرید و فروش کالا به سادگى قابل درج در پرسش‌نامه نیستند. در این نوع موارد عموماً چاره‌اى به‌جز تهیهٔ یادداشت‌هاى اضافى در اطراف سیستم کنترل داخلى نیست ولى بسیار اتفاق مى‌افتد که یادداشت‌هاى تهیه شده توسط یک کارمند براى تشریح کامل روشها و کنترل‌ها کافى نیست و عدم رغبت به مطالعهٔ چنین یادداشت‌ها و یا ناقص بودن آنها ممکن است موجب شود که کنترل‌ها یا نقاط ضعف به‌خصوصى در آنها از نظر دور بمانند و یا در ارزیابى سیستم کنترل داخلى توجه کافى به آنها مبذول نگردد.
براى رفع این اشکال بعضى از مؤسسات حسابرسى علاوه بر تکمیل پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى (و یا به‌جاى آن) با تهیهٔ نمودارهائى که به نمودار جریان کار موسوم است کلیهٔ اسناد و فرمها و دفاتر مورد استفاده براى هرگونه کنترل و همچنین کلیهٔ عملیاتى را که روى اسناد مذکور انجام داده مى‌شود، به‌صورت نمودار یا نقشه مشخص مى‌کنند تا به وسیلهٔ آن کنترل داخلى برقرار شده را تجزیه و تحلیل نموده و نقاط ضعف یا قوت آن را به سهولت بشناسند. در هر نمودار جریان کار موضوع به‌خصوصى مورد تجزیه و تحلیل قرار مى‌گیرد و روش‌هاى عمل و کنترل داخلى در مورد موضوع تحت مطالعه از جمله گردش اسناد مربوط و کلیهٔ عملیاتى که در هر مرحله توسط قسمت‌ها یا کارمندان انجام داده مى‌شود، ترسیم مى‌گردد. در ذیل یک نمودار جریان کار را که در مورد حسابدارى خرید کالا تهیه شده است ملاحظه مى‌کنید. لازم به تذکر است که آنالیست‌هاى مختلف از سبک‌هاى متفاوتى براى تهیهٔ این نمودارها استفاده مى‌کنند، لیکن سعى مى‌شود همواره از سمبُل‌ها و علامات استاندارد استفاده شود و ضمناً فُرم‌ها طورى تهیه شود که براى دیگر خوانندگان به سهولت قابل استفاده باشد. مواردى‌که نمودارهاى جریان کار بیشتر مورد استفاده قرار مى‌گیرند عبارت است از روش‌هاى مربوط به خرید و فروش کالا، دریافت و ارسال مواد و کالا توسط انبار، سیستم پرداخت دستمزد حقوق و بالاخره هزینه‌یابى دستگاه، ولى باید توجه داشت که استفاده از نمودارهاى جریان کار فقط منحصر به این موارد نبوده و به‌خصوص در فن تجزیه و تحلیل سیستمها چگونگى روش‌هاى عملى در مورد کارهاى مختلف را به وسیلهٔ نمودار جریان کار نشان مى‌دهند.
حسن بزرگ نمودارهاى جریان کار در مقام مقایسه با پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى در آن است که اولاً به‌علت زنجیرى بودن عملیات، امکان از نظر دور ماندن هرگونه عمل یا کنترل مؤثر به مراتب کمتر است و ثانیاً مجموعه عملیات و کنترل‌هاى مربوط به هر فعالیت در یک صفحه و به‌صورت نمودار خلاصه مى‌شود و بنابراین کلیهٔ جوانب آن را مى‌توان در کنار یکدیگر دید و سنجید. مع‌هذا به‌کار بردن نمودارهاى جریان کار هنوز آن‌طور که باید و شاید در حسابرسی، به‌خصوص در کشور ما رواج نیافته است و این امر را شاید بتوان معلول علل زیر دانست:
۱. تهیهٔ نمودارها وقت زیادى مى‌گیرد. این امر علاوه بر آن که عملیات حسابرسى را طولانى‌تر ساخته و اتمام آن را به تعویق مى‌اندازد، موجب افزایش حقّ‌الزحمهٔ حسابرسى نیز مى‌شود.
۲. نمودارهاى جریان کار بیشتر در موارد مخصوص مورد استفاده قرار مى‌گیرند و در مورد سایر جنبه‌هاى کنترل داخلی، کماکان مى‌بایست پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى یا یادداشت‌هاى معمولى به‌کار برده شود. بدیهى است وقتى استفاده از پرسش‌نامه یا یادداشت‌هاى کنترل داخلى اجتناب‌ناپذیر باشد، به منظور حداکثر استفاده از وقت، ترجیح داده مى‌شود که پرسش‌نامه شامل کلیهٔ مسائل مربوط به کنترل بشود و در آن‌صورت تهیهٔ نمودارهاى جریان کار به‌جز در موارد استثنائى یک کار اضافى خواهد بود.
۳. تغییراتى که در روش‌هاى کار و کنترل‌هاى داخلى داده مى‌شود موجب مى‌شود که نمودارها مرتب احتیاج به مرور و اصلاح داشته باشند. البته این امر در مورد پرسش‌نامه یا یادداشت‌هاى کنترل داخلى نیز صادق است ولى در این موارد فقط قسمت مربوطه اصلاح مى‌شود در صورتى‌که در مورد نمودار گاه ضرورت مى‌یابد که نمودار اصلاً تعویض شده و نمودار جدیدى تهیه شود. (8)
مطلب دهم -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
نمونه: تجزیه و تحلیل سیستم آژانس مسکن + فایل MDL و دیگر فایل ها
عکس:
این پروژه از قسمت های زیر تشکیل شده است:
بخش اول: معرفی پروژه (بر اساس آموخته هایی که از مصاحبه با چند نفر کسب شده است)، اطلاعاتی که در قراردادهای فیمابین منعقد می گردد، بلوک دیاگرام(ص4)، نمودار بستر(ص5)، سطح یک منطقی(ص6)، سطح دو واحد خرید و فروش(ص7)، سطح سه امور مدارک، ERD آزانس مسکن، سوالات مربوط به ارتباط نهادها.
بخش دوم: استفاده از طراحی شی گرا با استفاده از نرم افزار رشنال رز (ص11)، UseCase واحد پذیرش و UseCase واحد مالی و UseCase واحد گزارش گیری، UseCase واحد خرید و فروش، نمودار Sequence (ص15)، نمودار Callboration (ص16)، نمودار SSALC (ص17)، نمودار حالت(ص18).
فایل های پیوستی: تمام اسناد مربوط به شکل و نمودار های بیان شده در فایل PDF، به صورت جدا همراه نیز بسته می باشد.
لینک دانلود: 71-Attache-1 به حجم
Download
-
نمونه: تحلیل سیستم انتخاب واحد دانشگاه + آموزش استفاده از نرم افزار در طی نمونه + فایل MDL
عکس:
***در این پروژه جهت بدست آوردن نیازهای سیستم نرم افزاری ابتدا با کاربران مصاحبه ای انجام گرفته و به تحلیل و بررسی مشکلات و نیازمندی ها پرداخته شده است.به طور کلی سیستم جاری تحلیل شده و نیازمندی ها مشخص شده است، سپس با توجه به نیازمندی ها ، سیستم کامپیوتری تعریف شده است. برای تحلیل سیستم کامپیوتری از نرم افزار Rational Rose استفاده گردیده که از نمودارهای use case، sequence ، collaboration و classبرای تحلیل بهره گرفته شده است.
*** با توجه به نمودار فوق موجودیتهای خارجی که با سیستم در ارتباط هستند مشخص می شود.هر کدام ازاین موجودیتهای خارجی به عنوان کاندیده هایی هستند که می توانند به عنوان actor هایی برای سیستم تشخیص داده شوند. در مجموع در سیستم انتخاب واحد سه actor داریم.پس از شناسایی actorها ما دیگر می دانیم چه کسانی با سیستم کار می کنند پس به راحتی می توانیم دریابیم که این افراد از سیستم چه می خواهند این که این افراد از سیستم چه می خواهند یعنی usecase.یعنی برای
هر نیازمندی یک usecase در نظر می گیریم.مجموعه این usecase ها همان usecase diagram را تشکیل می دهد, در واقع ما با شناسایی actor ها به استخراج usecase ها میرسیم.
*** (usecase diagram) دیاگرام موردهای استفاده:
یک usecase رفتار سیستم را توصیف می کند، که شامل تقابل بین سیستم و بازیگران می باشد. بعبارت کلی یک usecase یک الگوی رفتاری توانایی های سیستم و یک دنباله تراکنش های وابسته به هم می باشد، که بوسیله ی سیستم و بازیگران انجام می پذیرد و دیاگرام موردهای استفاده یک نمای سطح بالای سیستم از دید بازیگران سیستم به ما می دهد و نحوه ی برخورد آن با دنیای بیرون را مشخص می کنند . این دیاگرام در طول تحلیل سیستم برای بدست آوردن نیازمندی ها و نشان دادن چگونگی کارکرد سیستم بکار می رود.
برای رسم یک دیاگرام مورد استفاده ابتدا در نمای usecase view روی آیکون main دو کلیک کنید تا دیاگرام مربوط به آن باز شود، کافی است که از جعبه ابزار سمت چپ، آیکون new use case را انتخاب کرده و بعد از قرار دادن روی دیاگرام با دو کلیک کردن روی آن در فرم specification نام، توضیحات و stereotype مربوط به آن را وارد نمایید.
برای ساختن یک وابستگی جدید بین دو عنصر نیز روی آیکون association کلیک کرده و این وابستگی را با کلیک کردن روی عنصر اول و کشیدن تا عنصر دوم بسازید . سپس با دو کلیک کردن روی آن مشخصات آن را وارد نمایید.
*** (sequence diagram) دیاگرام توالی
دیاگرام توالی بصورت منظم و در یک توالی زمانی پشت سر هم ارتباطات متقابل اشیا را به ما نشان می دهد .این دیاگرام برای انجام عمل خاصی در یک usecase مشخص مراحل انجام کار را مرحله به مرحله به شما نشان می دهد، یعنی دنباله ای از رویدادها را برای انجام یک عمل مشخص می سازد.
در مراحل تحلیل وطراحی برای فهم نحوه ی عملکرد سیستم از این دیاگرام استفاده می شود.
جهت ساخت یک دیاگرام توالی در قسمت browser رشنال رز در قسمت usecase view روی نود مورد استفاده ی مورد نظر راست کلیک کرده و new و سپس sequence diagram را انتخاب نمایید .روی نود جدید ایجاد شده دو کلیک کنید تا پنجره ی دیاگرام مربوط به آن باز شود.
1) Boundary :اجزای لازم برای برقراری ارتباط سیستم با یک بازیگر را در خود دارند . این کلاسها می توانند پنجره ها، سنسورها، ترمینالها یا ... باشند.مثلا پنجره ی گرفتن اسم رمز جهت ورود به برنامه، یک boundary می باشد.این نوع کلاسها معمولا جهت استفاده، با یک کلاس از نوع کنترلی در ارتباط هستند.در این سیستم فرم اصلی یک boundary است.
2) Control :این کلاسها معمولا اشیا دیگر ورفتارهای تعبیه شده در یک usecase را کنترل می کنند.در این سیستم نیز بخش کنترلی وجود دارد که صحت را بررسی می کند.
3) Entity :این کلاسها اطلاعاتی را که باید توسط سیستم ذخیره گردند را د ر خود نگهداری می کنند .محل نگهداری ساختمان داده های منطقی سیستم، این کلاسها می باشند. در این سیستم درس entity می باشد.
***جریان اصلی usecase main flow و جریان فرعی alternative flow
***دیاگرام همکاری collaboration diagram
یک نما از ارتباطات ساختاری بین اشیا در مدل فعلی را بما می دهد . تاکید این دیاگرام بر ارتباط بین اشیا است در حالیکه تاکید دیاگرامهای توالی بر روی دنباله ای از رویدادها بود. این نوع دیاگرام شامل اشیا، لینک ها، وپیغام ها می باشد.
برای درک وفهم چگونگی رفتار سیستم واتخاذ هر گونه تصمیمی در این مورد از این دیاگرام استفاده کنید.برای ساخت این دیاگرام کافی است روی دیاگرام توالی ایستاده و کلید f5 را بزنید.همچنین اگر ابتدا این دیاگرام را ساخته سپس روی آن ایستاده f5 را بزنید دیاگرام توالی آن ساخته می شود.
***(class diagram) دیاگرام کلاس
این دیاگرام به شما کمک می کند تا نمای ساختاری سیستم تان را بصورت بصری (visual) در آورید . این دیاگرام از معمول ترین دیاگرامهای UML می باشد .این دیاگرامها جزییات هر کلاس و ارتباطات بین آنها را نشان می دهد و پایه و اساس دیاگرامهای اجزا و پیاده سازی می باشد.
برای add کردن یک متد به یک کلاس کافی است, در browser روی آن راست کلیک کرده و
new >operationرا انتخاب نماییم، سپس در کادر فعال شده مشخصات متد مورد نظر را وارد کنیم. در این سیستم اعمالی که هر اشیا باید انجام دهند یک متد است.
حال باید این کلاسهای تولیدی و کلیه یattribute های مربوط به کلاسهای entity را وارد نماییم. وارد کردن یکattribute جدید به یک کلاس، با کلیک راست کردن روی آن و انتخاب گزینه ی new>attribute صورت می پذیرد در این سیستم هر اطلاعاتی که اشیا در خود دارند یک خصوصیت است.
لینک دانلود: 71-Attache-2 به حجم
خانه
عناوین مطالب
تماس با من
تجزیه و تحلیل سیستم ها
جدیدترین یادداشت‌ها
همه
آدرس و شماره تلفن دکترحامد بصیرزاده – جراح و دندانپزشک یوسف آباد
Dr. Hamed Basirzadeh, Dentist -مطب دندانپزشکی دکتر حامد بصیرزاده
Dr. Hamed Basirzadeh, Dentist -مطب دندانپزشکی دکتر حامد بصیرزاده
وبینار خلاقیت کودک و نوجوان ویژه مربیان کودک و نوجوان
وبینار : جهان آینده به افرادی نیارمند است که به دانش TRIZ مجهز هستند
زندگی و کسب و کارتان را با دانش TRIZ متحول کنید
دکتر حامد بصیرزاده، جراح دندانپزشک در دزفول- مطب دندانپزشکی
دکتر حامد بصیرزاده، جراح دندانپزشک در دزفول- مطب دندانپزشکی
جراح دندانپزشک دزفول
کتاب: تکنیک های مهار ویروس کرونا از منظر مدیریت خلاقانه TRIZ
کتاب چاپی 40 اصل ابداعی TRIZ برای نوآوری
آموزش مجازی (ویدئویی) TRIZ
DVD آموزش گام به گام TRIZ
نرم افزار ارنا
تجزیه و تحلیل سیستم
بایگانی
مراحل تجزیه و تحلیل سیستم ها
مراحل تجزیه و تحلیل سیستم ها
مقدمه:
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای کسب و کاری در فضای سازمانها شکل می‌گیرد. از اینرو لازم است نگاهی گذرا بر مفاهیم اساسی سازمان و مدیریت داشته باشیم. البته انتظار می‌رود دانشجویان این درس، مطالعات مقدماتی را در این زمینه در درس‌هایی مانند اصول و مبانی سازمان و مدیریت انجام داده و مطالعات تکمیلی را در این زمینه پیگیری نمایند.
طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها چیست؟
طراحی سیستمها علمی است که به روابط میان اجزا در سیستمهای پیچیده و بزرگ می‌پردازد علم طراحی سیستمهای پیچیده با در نظر گرفتن کل سیستم مورد نیاز، طراحی، ارزیابی، گردآوری و اجرای مؤلفه‌های زیرسیستم‌ها به بهترین روش ممکن را تضمین می کند. این علم یک رویکردی میان‌رشته‌ای است برای تکامل و تعیین یکپارچه و بهینه مجموعه‌ای متوازن از طرحهای محصول و فرایند تا اولاً نیازهای مشتری را ارضا کند و ثانیاً اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری مدیریت فراهم آورد. یک سیستم پیچیده بعد از طراحی باید به صورت متناوب در بازه زمانهای مناسب مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
تجزیه تحلیل سیستم ها عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزای آن به منظور دستیابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر.
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستمها عبارتند از:
1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است
2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها
3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری
4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستمها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد
5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضعیت موجود.
به اختصار مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها را می توان به صورات زیر بیان کرد:
- شناخت مشکل و تبیین آن: مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران، مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
- ایجاد فرضیه: پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند حدس زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل )را برگزید.
- جمع آوری اطلاعات: در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حل های آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود .
- طبقه بندی اطلاعات: در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات: دراین مرحله تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند. در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
چه فعالیتی انجام می شود ؟
چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟
سازمان
تعریف:
تعاریف مختلفی از سازمان ارائه شده است. برای مثال جونز سازمان را "وسیله خلق ارزش که نیازهای انسانی را ارضا می‌نماید و شامل دانش، ارزش‌ها و چشم‌انداز جمعی است، تعریف می‌کند." و یا دراکر سازمان را یکپارچه‌سازی دانش‌های تخصصی در یک کار مشترک می‌داند. اما یکی ا ز جامع‌ترین تعاریف از سازمان از سوی ریچارد دفت ارائه شده است. بنابر تعریف وی سازمان یک پدیده اجتماعی هدفمند است که بصورت آگاهانه سازماندهی شده و دارای مرز‌های مشخصی است.
براساس تعاریف فوق مشخص میشود که همه سازمانها
دارای هدف هستند؛
به خلق ارزش برای رفع نیازهای بشر مشغول‌اند؛
یک پدیده اجتماعی هستند؛
آگاهانه سازماندهی شده‌اند؛
دارای دانش تخصصی هستند؛
ارزش‌ها و فرهنگ خاص خود را دارند؛
و در نهایت مرز مشخصی دارند.
اهداف بنیادی همه سازمانها حفظ، بقا و رشد است. سازمانها متعلق به زمان ما نیستند. آنها در طول تاریخ وجود داشته و مهمترین پدیده‌های زمان حاضر نیز هستند. سازمانها شالوده اساسی جوامع را شکل می‌دهند. سازمان‌های اقتصادی در قالب شرکت‌ها دولتی یا خصوصی بخش بسیار بزرگی از مبادلات تجاری جهان را انجام می‌دهند. سازمان‌های سیاسی کشورهای مختلف جهان و یا سازمان‌های سیاسی بین المللی قواعد بازی در سیاست را شکل می‌دهند. سازمان‌های غیر انتفاعی و غیر دولتی بخش اعظم فعالیتهای اجتماعی را در دنیا انجام می‌دهند. سازمانها بخش اعظم منابع در دسترس کره زمین را تحت اختیار دارند و با تغییر شکل آنها، اقدام به خلق ارزش (کالاها/خدمات) می‌نمایند.
رویکردهای مختلفی در مطالعه سازمان و مدیریت وجود دارد. یکی از قوی‌ترین و مهمترین آنها رویکرد سیستمهای باز است. در این رویکرد سازمان به مثابه یک سیستم باز در نظر گرفته میشود که برای دستیابی به اهداف خود، منابع را از محیط گرفته و با تغییر و تبدیل آنها به ایجاد و خلق ارزش برای ذینفعان خود می‌پردازد. شکل شماره 1-1 رویکرد سیستمهای باز به سازمان را به تصویر کشده است.
مدل کسب وکار و سازمان:
هر سازمانی براساس یک مدل کسب و کاری شکل می‌گیرد. مدل کسب و کار (طرح کسب و کار) مکانیزمی است که از طریق آن یک کسب و کار (Business) درآمد (Revenue) و سود (Profit) ایجاد می‌کند. در واقع، مدل کسب و کار نشان دهنده نحوه برنامه‌ریزی شرکت برای خدمت به مشتریانش است که شامل استراتژی و اجرا میباشد. مدلهای کسب و کار در کلی‌ترین حالت به مدلهای کسب و کار خدماتی و مدلهای کسب و کار تولیدی تقسیم بندی می‌شوند. مدل یا طرح کسب و کار نشان می‌دهد که سازمان:
چگونه مشتریانش را انتخاب می‌کند؛
چگونه پیشنهادات (محصول / خدمت) خود را تعریف کرده و آنرا از بقیه متمایز می‌سازد؛
چگونه برای مشتریانش مطلوبیت ایجاد می‌کند؛
چگونه مشتریان را بدست آورده و حفظ می‌کند؛
چگونه وارد بازار میشود؛ (استراتژی ارتباطی یا ترفیعی و استراتژی توزیع)
چگونه وظایفی را که باید انجام شوند تعرف می‌کند؛
منابع خود را چگونه صورت‌بندی می‌کند؛
چگونه سود بدست می‌آورد.
تئوری و طراحی سازمان:
دانش تئوری و طراحی سازمان درپی پاسخگویی به سوالاتی مانند بهترین طرح سازمانی چه طرحی است؟ و چگونه می‌توان یک سازمان اثربخش طراحی و راه‌اندازی نمود؟ ودر زمان حاضر، که سازمانها شاهد چالش‌های فزاینده زیر هستند، اهمیتی روزافزون می‌یابد.
رقابت جهانی؛
تلاطم سازمانی؛
تجارت و کسب و کار الکترونیکی؛
مدیریت اطلاعات و دانش؛
تنوع؛
اخلاق و مسئولیت اجتماعی؛
مینتزبرگ هر سازمان را به پنج بخش تقسیم می‌کند. طرح سازمان تحت تاثیر ترکیب این بخش‌ها در سازمان است. شکل شماره 1-2 تقسیم‌بندی مینتزبرگ از اجزا سازمان را نشان می‌دهد.
هسته فنی (Technical Core) : کار اصلی سازمان را انجام می‌دهد که همان تبدیل داده‌ها به بازداده‌ها است.
ستاد فنی (Technical Support) : برای هسته فنی نوآوری کرده و به سازمان در تغییر و انطباق کمک می‌کند.
ستاد اداری (Administrative support): مسئول حفظ منابع انسانی و فیزیکی سازمان است.
مدیریت ارشد (Top Management): مسئول و تعیین کننده مسیر، استراتژی، اهداف و خط‌مشی‌های کل سازمان.
مدیریت میانی (Middle Management): مسئول اجرا و هماهنگی در سطح واحدهای سازمانی.
در طراحی سازمان هم باید به ابعاد ساختاری و هم ابعاد محتوایی توجه داشت. ابعاد ساختاری به ویژگی‌ها و مشخصه‌های درونی سازمان مانند درجه تمرکز، رسمیت و پیچیدگی مربوط میشود. اما ابعاد محتوایی به زمینه و بستر طراحی سازمان مربوط میشود و بر ابعاد ساختار نفوذ داشته و آنها را شکل می‌دهد. شکل شماره 1-3 ابعاد محتوایی و ساختاری در طراحی سازمان را نشان می‌دهد.
برای بهینه‌سازی استفاده از منابع در سازمانها و هدایت اثربخش آنها برای دستیابی به اهداف‌شان، نیازمند سازوکار مدیریت هستیم. زیرسیستم مدیریت در هر سازمان، مهمترین زیر سیستم محسوب میشود. در ادامه نگاهی کوتاه به مهمترین مفاهیم مدیریت خواهیم داشت.
مدیریت:
اهمیت سازمانها ما را متوجه اهمیت مدیریت می‌سازد. مدیریت مهمترین جزء سازمان محسوب میشود. مدیریت مسئول تعیین اهداف و مسیر آینده سازمان و هدایت آن در این مسیر برای دستیابی به اهداف تعیین شده اش می باشد.
به ویژه، امروزه که شاهد آزاد‌سازی اقتصادی و گسترش جهانی شدن، رشد و توسعه بسیار سریع فناوری اطلاعاتی و ارتباطی (ICT)و شکل‌گیری اقتصاد شبکه‌ای و شبکه‌های ارزش و همچنین بازارهای الکترونیکی (که خود موجب افزایش قدرت چانه‌زنی مشتری، یکپارچگی با تامین‌کننده‌گان و افزایش فشارهای رقابتی می شوند و زمینه را برای ایجاد و راه‌اندازی کسب و کارهای الکترونیکی براساس مدلهای کسب و کار الکترونیکی فراهم می‌سازند) هستیم، نقش توانمندی مدیریتی بعنوان مهمترین توانمندی سازمانها برای حفظ بقا، توسعه و رشد بیش از پیش مشخص میشود.
مدیریت شامل یکسری از وظایف (برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) است که از منابع سازمان (انسانی، مالی، فیزیکی و اطلاعاتی) برای دستیابی به اهداف سازمان بصورت کارآمد و اثربخش استفاده می‌کند. در واقع مدیریت یعنی دستیابی به نتایج (اهداف) با تخصیص و استفاده از منابع سازمانی از طریق فرایندهای برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل. در شکل شماره 1-4 چهارچوب مفهومی تعریف مدیریت نشان داده شده است.
مدیریت برای هدایت و راهبری سازمانها باید قادر باشد کارها را از طریق دیگران به انجام برساند. و برای این‌کار نیازمند انجام وظایف فوق است. ارتباط هریک از وظایف مدیریتی در فرایند دستیبابی به اهداف سازمان در در شکل شماره 1-5 نشان داده شده است.
وظایف مدیریت جدا از هم نبوده و نباید آنها را بصورت خطی مانند آنچه در شکل شماره 4 نشان داده شده درک کرد. وظایف مدیریت در ارتباط متقابل تودرتویی بایکدیگر انجام میشود.
جایگاه تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم در مدیریت:
مدیران سازمان موظف‌اند که در عین حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغییرات فضای کسب و کار خود تغییر دهند. زیرا هدف اساسی هر سیستم سازمانی بقاست و برای دستیابی به این هدف ناچار به هماهنگی و انطباق با محیط و شرایط محیطی است. هماهنگی و انطباق با محیط متغیر، در بطن خود تغییر در سیستم را در برمی‌گیرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نیز اضافه کنیم، که به‌نظر دومین هدف مهم هر سازمان زنده محسوب میشود، لزوم پذیرش تغییر و همراستایی به تغییرات محیطی دوچندان میگردد. وظیفه هدایت و راهبری تغییرات سازمانی نیز بر عهده مدیریت سازمان است. تجزیه و تحلیل سیستمی نیز از ابزارهای تحلیلی بسیار قدرتمند مدیریت برای راهبری تغییرات سازمانی محسوب میشود.
یکی از مهمترین و پیچیده‌ترین فعالیتهای مدیریتی سازماندهی یا طراحی سازمان است. طراحی سازمان، فرایند پویای تقسیم کار و ایجاد هماهنگی بین منابع سازمان برای اجرای استراتژی‌ها و برنامه‌های سازمان در راستای دستیابی به اهداف سازمان است. سازمانها باید بطور مستمر معماری خود را با الزامات محیطی همراستا نمایند و برای این‌کار لازم است تا توانمندی‌های مختلفی داشته باشند. مهمترین توانمندی سازمان در این راستا توانمندی پویایی است که بصورت توانایی سازمان در ترکیب بندی مستمر منابع خود برای دستیابی به مزیت رقابتی تعریف میشود.
توانمندی سازمان در تحلیل و نگاه سیستمی از زیربناهای توسعه توانمندی‌های پویایی در سازمان در فرایند مدیریت، تجزیه و تحلیل سیستم می‌تواند بعنوان یک ابزار مفید و موثر مورد استفاده قرار گیرد. بوسیله این ابزار مدیریت می‌توان ضمن بازبینی و شناخت اهداف سازمان، راه‌ها و روشهای مورد استفاده برای دستیابی به این اهداف را در سازمان مورد بررسی قرار داده و تغییرات مناسب را در اهداف سازمان یا روشهای دستیابی به این اهداف به انجام رساند. در واقع مدیریت از طریق فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم با استفاده از روشهای علمی سعی می‌کند سازمان و اجزای ساختاری و محتوایی آنرا شناخته و سازوکارهای مناسبی را برای دستیابی به اهداف سازمان طراحی و پیاده‌سازی نماید. این فرایند کمک می‌کند تا سازمان در اجرای عملیات خود توانمندی لازم را کسب نماید. توجه کنید که دستیابی به سطوح بالای توانمندی در عملیات خود یک مزیت رقابتی بسیار ارزشمند است.
از دیگر کاربردهای بسیار مهم تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم، افزایش ظرفیت حل مساله سازمان است. سازمانها بطور مداوم با مسائل و مشکلات متعددی مواجه می‌شوند که رفع آنها نیازمند تصمیم‌گیری مدیریتی است. حل تمامی این مشکلات هیچوقت امکان‌پذیرنیست اما سازمان باید توانایی خود در حل مسائل مهم را روزبهروز افزایش دهد، توانمندی در تجزیه و تحلیل سیستم، زیربنای چنین توانمندی است.
یکی از شناخته‌شده‌ترین و مهمترین کاربردهای تجزیه و تحلیل سیستم در توسعه سیستمهای اطلاعاتی است. یک سیستم اطلاعاتی همان کاری را می‌کند که سیستم عصبی در بدن انسان انجام می دهد. توجه به این نکته اهمیت بسیار زیاد اینگونه سیستمها را در سازمان روشن می‌سازد. توسعه هرنوع سیستم اطلاعاتی خود یک فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم محسوب میشود که امروزه رویکردهای مختلفی برای آن توسعه داده شده است. که یکی از معروف‌ترین انها رویکرد SDLC بوده و رویکرد شی‌گرا یکی دیگر از رویکردهای توسعه سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری محسوب میشود.
بخش دوم: مبانی سیستم
تحلیل‌گری سیستم نیازمند مهارت‌های مختلفی است. یکی از مهمترین مهارت‌های هر تحلیلگر سیستم، مهارت مفهومی و تحلیلی وی است. که شامل مهارت درک سازمان و مدیریت، مهارت‌های حل مساله و تفکر سیستمی و توانایی درک سیستمی سازمان است. بخشهای دوم و سوم این نوشتار سعی می‌کند تا آغاز راه شما برای کسب مهارت در تفکر سیستمی باشد.
تعریف سیستم:
سیستم یک پدیده است که موجودیت خود را از روابط متقابل بین اجزا خود حفظ می‌کند. "سیستم مجموعه‌ای از اجزا و روابط میان آنهاست که در پی کسب هدف مشخصی هستند. این اجزا به همراه محیط خود یک کل را تشکیل می‌دهند. " هیچ سیستمی ایستا نبوده و روابط متقابل اجزا آن مسئول شخصیت کلی سیستم هستند. شناخت و درک این روابط در تحلیل سیستمها بسیار مهم‌تر از درک اجزا سیستمی به‌تنهایی است. سیستمها می‌توانند رفتارهایی از خود نشان دهنده که مجموع اجزا بدون ارتباط با یکدیگر هرگز قادر به آن نیستند.
نمایش هندسی سیستم:
برای نمایش هندسی سیستم معمولاً عناصر آن به همراه ارتباطات بین این عناصر نشان داده میشود. شکل شماره 2-1 نمایی از یک سیستم را نشان می‌دهد
البته در هیچ سیستم واقعی اجزا و عناصر سیستم با نظم فوق قرار نمی‌گیرند. بلکه هریک از اجزا یا عناصر سیستم می‌تواند از نظر مکانی در هرجای ممکن قرار داشته باشند، منوط به اینکه روابط حیاتی بین عناصر همچنان باقی بماند. براین اساس شاید بهتر باشد برای نشان دادن هندسی یک سیستم از اشکالی مثل شکل شماره 2-2 نشان داد.
مشخصه‌ها و عناصر سیستم:
هر سیستم دارای مشخصه‌هایی است که آنرا از سایر سیستمها مشخص و قابل تشخیص می‌سازد. در زمان تحلیل سیستمها نیز تحلیل هریک از این مشخصه‌ها از اهمیت فراوانی برخوردار میباشد.
منظور از عناصر سیستم همان اجزای سیستم هستند. عناصر سیستمها خود سیستم هستند که در زمره زیر سیستمهای سیستم اصلی قرار می‌گیرند. در واقع هنگامی که بتوان عنصری از یک سیستم را بعنوان یک سیستم جداگانه در نظر گرفت، آن عنصر یک خرده سیستم یا زیرسیستم از سیستم بزرگتر محسوب میشود.
در یک نگرش ایستا عناصر سیستم همان بخش‌ها یا زیرسیستم‌های سیستم هستند. در یک نگرش کارکردی بخش‌هایی که وظایف اساسی سیستم را برعهده دارند عناصر آن سیستم هستند.
بطور کلی مشخصه‌های زیر را می‌توان در موارد زیر دسته‌بندی نمود:
زیر سیستمها؛ (Sub systems)
اجزا وابسته به‌هم؛ (Interrelated Components)
مرز سیستم؛ (Boundary)
هدف؛ (Purpose)
محیط؛ (Environment)
داده؛ (Input)
پردازش؛ (Process)
بازداده؛ (Output)
بازخورد؛ (Feedback)
محدودیت‌ها؛ (Constraints)
واسط؛ (Interface)
در ادامه برخی از عناصر و مشخصه‌های مهم سیستم تعریف شده‌اند.
ورودی‌ها:
هر چیزی که سیستم از محیط یا بازداده‌های خود دریافت می کند را می‌توان ورودی دانست. ماده، انرژی، انسان، محصول، خدمت و اطلاعات اشکال مختلف ورودی هستند. ورودی‌ها نیروی محرکه سیستم را تامین می‌کنند و به سه نوع ورودی‌های زنجیره‌ای، ورودی‌های تصادفی و ورودی‌های بازخورد تقسیم می‌شوند.
فراگرد (پردازش):
فرایندی است که در آنجا خروجی‌های سیستم ساخته و تولید می‌شوند. در فرایند پردازش تغیر و تحولاتی در ورودی‌های صورت گرفته و آنها را تبدیل به خروجی می‌کند. اگر بتوانیم دقیقاً فرایند تغییر و تبدیل را مشاهده کرده و تحلیل نماییم (بدانیم که در فرایند چه اتفاقی می‌افتد) آنرا جعبه سفید می‌نامیم. اما اگر تحلیلگر نتواند جریان تغییر و تحول را در طول فرایند پردازش به تفضیل بشناسد (اگر ندانیم در فرایند تبدیل چه اتفاقی می‌افتد) آنرا جعبه سیاه می‌نامیم.
خروجی‌ها:
هر آنچه که از خانه پردازش سیستم خارج میشود، خروجی سیستم نامیده میشود که می‌تواند ماده، انرژی، کالا، خدمت یا اطلاعات باشد. خروجی‌ها انواع مختلفی دارند.
خروجی‌هایی که بطور مستقیم توسط سیستمهای دیگر مصرف می‌شوند.
خروجی‌هایی که در فرایند تولید همان سیستم در مرحله بعد مصرف می‌شوند.
ضایعات. (همه سیستمها تلاش می‌کنند این نوع خروجی را حداقل کنند)
بازخورد کنترلی:
بطور کلی دریافت اطلاعات از محیط را بازخور می‌نامند. بازخوردها، ابزارهای ایجاد تعادل در سیستم هستند. در واقع، بازخور فرایندی است که بخشی از بازداده‌ها به منزله داده وارد سیستم میشود و موجب تعدیل (افزایش یا کاهش) بازداده‌های بعدی میشود. بازخور تک حلقه‌ای نوعی از بازخور است که برای کنترل دستیابی به هدف بکارگرفته میشود. بازخور دو حلقه‌ای بازخوری است که به سیستم امکان کنترل و تغییر هدف را می‌دهد. البته بازخور یا پس‌خور مهمترین مفهوم در روش تحلیل پویایی سیستمی و سایبرنتیکس محسوب میشود. براین اساس در بخش سوم این مفهوم بیشتر توضیح داده شده است.
روابط در سیستم:
مسیرهای ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را روابط می‌نامند. در سیستمهای پیچیده که هر عنصر آن یک خرده‌سیستم محسوب میشود، روابط بر مسیرهای پیونددهنده خرده سیستمها دلالت دارد.
روابط موجود در سیستم را می‌توان به سه دسته زیر تقسیم نمود:
روابط حیاتی (منطقی):
رابطه حیاتی رابطه‌ای است که در صورت قطع آن سیستمهای وابسته به ان نمی‌توانند به وظیفه خود عمل نمایند. این رابطه می‌تواند دو سویه (دوطرفه) یا یک‌سویه (یک‌طرفه) باشد.
رابطه همافزایی:
نبود این‌نوع رابطه مانع کارکرد سیستم نمی‌شود اما وجود آن کارکرد سیستم را به میزان قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد. رابطه همافزایی باعث میشود که با همکاری و تشریک مساعی تعدادی از خرده‌سیستم‌های نیمه مستقل، خروجی و بازده کل سیستم بیش از جمع بازده یا خروجی‌های هریک از خرده سیستمها، درصورت عمل تنها و مستقل آنها، شود. بطور ساده همافزایی یعنی اینکه حاصل جمع تلاش جمعی دو زیر سیستم که هریک 2 واحد نیرو دارند چیزی بیش از 4 شود.
پویایی سیستم:
سیستمها در طول زمان تغییر می‌نمایند. این تغییرات دلالت بر پویایی سیستم دارند. سیستمهای تغیرپذیر را سیستمهای پویا نیز می‌نامند. روابطی که بین اجزا درونی سیستم و یا بین سیستم و محیط آن برای دستیابی به اهداف سیستم برقرار می‌شوند، منشا اصلی این تغییرات و پویایی‌ها هستند.
محیط و مرز سیستم:
هر سیستم علاوه بر عناصر درونی خود و روابط بین آنها، با عناصری خارج از خود نیز سروکار دارد. محیط سیستم شامل اجزایی است که خارج از کنترل مستقیم و کامل سیستم هستند ولی بر عملکرد سیستم تاثیر می‌گذارند.از آنجا که عوامل محیطی خارج از کنترل سیستم قرار دارند، در تحلیل‌های سازمانی، محیط سیستم را می‌توان یک عامل ثابت در نظر گرفت. ولی همین عوامل محیطی تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر عملکرد سیستم می‌گذارند. برای تشخیص عامل محیطی، می‌توان از دو شاخص زیر استفاده کرد:
عامل؛ باید خارج از محیط سیستم باشد
عامل؛ تاثیر مهمی بر رفتار سیستم داشته باشد
رفتار سیستم تا حد زیادی – برخلاف رفتار عناصر آن- وابسته به محیط سیستم است. زیرا محیط همواره با سیستم سروکار دارد و بطور مستمر بر آن اثر می‌گذارد. البته نمی‌توان پذیرفت که سیستم نمی‌تواند هیچ تاثیر بر محیط خود داشته باشد. در واقع، سیستمها نیز می‌توانند تا حدودی بر ویژگی‌های عوامل محیطی خود تاثیر بگذارند. چرچمن برای تشخیص عوامل محیطی 2 سوال زیر را مفید می‌داند:
آیا عامل مورد نظر با هدف سیستم ارتباط دارد؟
آیا عامل مذکور تحت کنترل سیستم است؟
براساس سوال‌های فوق عوامل محیطی و سسیستمی را می‌توان در ماتریس زیر نگاشت کرد.
ماهیت ارتباط یک عامل با سیستم به نحوه اثر‌گذاری و تاثیر‌پذیری آن بر (از) سیستم بستگی دارد. در شکل شماره 2-4 نمایی از یک سیستم نوعی و عوامل محیطی آن ترسیم شده است.
مرز سیستم جداکننده سیستم از محیط سیستم است. محیط سیستم شامل تمامی عناصر بیرون از محدوده سیستم هستند که بر رفتار سیستم و اجزا درونی آن تاثیر می‌گذارند. در واقع مرز سیستم مجموعه‌ای از عناصر سیستم است که علاوه بر عناصر درونی سیستم عناصر محیطی نیز در تعیین رفتار آنها نقش دارند.
محیط سازمان فضایی را ایجاد می‌کند که سازمان ضمن تامین منابع مورد نیاز خود از آن، تولیدات خود را به آنجا صادر می‌کند. البته به غیر از تامین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان عوامل دیگری نیز در محیط سیستمها وجود دارند که همگی بر کارکرد سیستم تاثیر می‌گذارند. مجموعه تمامی عوامل فوق را فضای کسب و کاری نیز می‌نامند. این فضا می‌تواند زمینه مناسبی را برای رشد و توسعه کسب و کارها فراهم سازد که در آن صورت یک فضای کسب و کار پیش‌برنده محسوب میشود. اما ممکن است فضای کسب و کاری مانع رشد و توسعه کسب و کارها باشد، که درآن صورت یک فضای کسب و کاری بازدارنده محسوب میشود. شکل شماره 2-5 عوامل محیطی ایجاد کننده فضای کسب و کار را به سه گروه عوامل خرد، میانی و کلان تقسیم‌بندی کرده است.
لازم به ذکر است که ابزار اصلی مدیریت برای مواجه شدن با محیط سازمان، مدیریت استراتژیک نامیده میشود. پیشرفت این دانش می‌تواند ابزارهای مناسبی برای کنترل بیشتر بر محیط سازمان در اختیار مدیریت قرار دهد. اما در زبان سیستمی، طرق مختلفی که می‌توان در برابر محیط عکس‌العمل نشان داد عبارتند از:
تعمیر و نگهداری؛
دفاع؛
رشد.
نگهداری و تعمیر:
مجموعه کارهایی است که سیستم در درون خود برای حصول اطمینان از انجام صحیح وظایف، از طریق راههای درست و مناسب انجام می دهد. برخی از سیستمها واحدهای تخصصی نگهداری و تعمیر دارند. تجزیه و تحلیل سیستم نیز در شمار وظایف نگهداری و تعمیر قرار می‌گیرد.
دفاع:
هر سیستم هدف‌هایی دارد که ممکن است با اهداف سایر سیستمها در تضاد باشد. تلاش سیستمها برای کسب منابع ضروری نیز تضاد‌هایی را در بین آنها ایجاد می کند که منجر به بروز رقابت در بین آنها میشود. به این ترتیب ممکن است یک سیستم از دیدگاه سایر سیستمها به منزله یک منبع در نظر گرفته شود. بنابراین لازم میشود تا سیستم از موجودیت خود دفاع نماید. این فعالیتهای دفاعی در طول مرز سیستم و یا نزدیک آن انجام می‌گیرد.
رشد:
رشد سیستم در مرز سیستم و ماورای آن رخ می‌دهد. سیستم وقتی رشد می‌کند به تعداد عناصر آن افزوده میشود. که خود متضمن برقراری رابطه با این عناصر جدید است. در واقع سیستمها با برقراری رابطه بین عناصر درونی خود و عوامل محیطی رشد می‌کنند. رشد زمانی تحقق می‌یابد که منابع اخذ شده از محیط به‌صورت مفیدی در سیستم مصرف شوند.
سیستمهای باز و بسته:
براساس رابطه با محیط، سیستمها را می‌توان به دونوع کلی سیستمهای باز و سیستمهای بسته تقسیم‌بندی نمود. سیستم بسته سیستمی است که منابع ثابتی را که به یکباره از محیط دریافت کرده، در اختیار دارد و دیگر هیچ انرژی از محیط دریافت نکرده و خروجی‌های خود را نیز به محیط نمی‌دهد. در کلی‌ترین تعریف سیستم بسته سیستمی است که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم بسته به محیط‌اش وابسته نیست و همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را در اختیار دارد. البته سیستمهای بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم باز سیستمی است که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سیستمهای باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را نیز کنترل و تعدیل می‌نمایند. این کار می‌تواند بصورت خودکار یا با دخالت یک عامل خارجی مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم نسبی است که بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم کاملاً بسته به سمت سیستم کاملاً باز حرکت می‌کند.
سیستمهای باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستمهای باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستمهای باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم می‌کنند.
آنتروپی منفی؛
واژه آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی است. سیستمهای بسته به مرور زمان از هم گسیخته می‌شوند زیرا انرژی جدیدی از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستمهای باز انتروپی منفی دارند. زیرا انها می‌توانند خود را ترمیم می‌کنند. این سیستمها حتی می‌توانند با وارد کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
ثبات و پایداری؛
سیستمهای باز برای جلوگیری از بی‌نظمی و رشد بی‌رویه در کسب انرژی از محیط، سعی می‌کنند تا تعادل را در تبادل انرژی با محیط حفظ نمایند. این مساله مانع رشد سریع و بی‌رویه سیستم شده و در آن ثبات و پایداری ایجاد می‌نیستمی است که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم بسته به محیط‌اش وابسته نیست و همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را در اختیار دارد. البته سیستمهای بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم باز سیستمی است که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سیستمهای باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را نیز کنترل و تعدیل می‌نمایند. این کار می‌تواند بصورت خودکار یا با دخالت یک عامل خارجی مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم نسبی است که بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم کاملاً بسته به سمت سیستم کاملاً باز حرکت می‌کند.
سیستمهای باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستمهای باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستمهای باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم می‌کنند.
آنتروپی منفی؛
واژه آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی است. سیستمهای بسته به مرور زمان از هم گسیخته می‌شوند زیرا انرژی جدیدی از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستمهای باز انتروپی منفی دارند. زیرا انها می‌توانند خود را ترمیم می‌کنند. این سیستمها حتی می‌توانند با وارد کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
- نتیجه گیری و ارائه راه حل:
در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید نشده باشند بایستی بدنبال راه حل های دیگری برای مشکل باشد.
- تهیه و تنظیم گزارش: اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد.
- اجرا: در این مرحله آنالیست طی برنامه ای پیش بینی های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد.
- آزمایش طرح جدید: دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد
با توجه به اینکه اکثر ابهامات و ایرادات نرم افزارهای تولید شده در دیدگاه طراحی شی گرایی است؛ کتاب مهندسی نرم افزار-تحلیل سیستم (UML)، برآن شده است تا با درنظر گرفتن رئوس مطالب دانشگاهی و حرفه ای بحث مهندسی نرم افزار را با دید شی گرایی و با بکارگیری زبان طراحی UML ورژن ۲ پیش ببرد.
این کتاب گامی در جهت آموزش صحیح و کاربردی تجزیه و تحلیل سیستم و مهندسی نرم افزار است. در این کتاب چگونگی آشنایی با UML و شی گرایی در تولید نرم افزار و طریقه اجرای آن و نحوه بکارگیری آن در یک پروژه بیان شده است. در این کتاب چند پروژه در نظر گرفته شده که از طراحی UML استفاده شده است.
بررسی مؤثر سیستمها و فرآیندها می‌تواند به سازمانها کمک کند تا پیشنهادات عملی را به‌منظور رفع نیازهای کاربران و مشتریان به‌کار بگیرند. تجزیه و تحلیل سیستم یکی از روشهایی است که متخصصان می‌توانند از آن به‌منظور شناسایی مسائل و پیشنهاد بهبود سیستمهای کسب‌و‌کار، استفاده کنند. یادگیری اینکه تجزیه و تحلیل سیستم چیست و چگونه کار می‌کند می‌تواند به شما در درک بهتر اهمیت و ضرورت آن کمک کند. درواقع تحلیل سیستم فراتر از این است که بدانیم سیستم چیست، به‌همین‌دلیل در ادامهْ تعریف تجزیه و تحلیل سیستم را ارائه کرده‌ایم و از روش‌شناسی آن پرده برداشته‌ایم و انواع مدل‌ها در تحلیل سیستم را تبیین کرده‌ایم.
تحلیل سیستم چیست؟
تحلیل سیستم چیست؟
به بررسی سیستمهای پیچیده صنعتی و تجاری به‌منظور یافتن راههای بهبود آنها به‌ویژه با استفاده از رایانه، تحلیل سیستم گفته میشود. لونی بنتلی و جفری ویتن در کتاب «تجزیه و تحلیل سیستم ها و طراحی برای سازمان جهانی»، تحلیل سیستم را اینگونه تعریف می‌کنند: «فرآیند مطالعه یک روش خاص یا کسب‌و‌کار به‌منظور شناسایی اهداف آن و ایجاد سیستمها و رویه‌هایی که به‌طور کارآمد به ساخته‌شدن آن کسب‌و‌کار یاری می‌رسانند». دیدگاه دیگری تجزیه و تحلیل سیستم را به‌عنوان یک تکنیک حل مسئله می‌بیند که یک سیستم را به اجزای آن تجزیه می‌کند.
این اصطلاح باز هم معانی مختلفی دارد. تجزیه و تحلیل سیستم به‌عنوان تحقیقی در نظر گرفته میشود که برای کمک به کسی (برای مثال تصمیم‌گیرنده) اجرا میشود تا مسیر عمل بهتری را شناسایی و تصمیم بهتری اتخاذ کند. ویژگی‌های مشخص یک موقعیت، پیچیدگی موضوع و عدم اطمینان از نتیجه روی شیوه تحلیل سیستم اثرگذار خواهد بود.
اصطلاحات تجزیه و تحلیل (analysis) و ترکیب (synthesis) از یونانی و به‌معنی «از‌هم‌جدا‌کردن» (to take apart) و «کنار‌هم‌قرار‌دادن» (to put together) سرچشمه می گیرند. این اصطلاحات در بسیاری از رشته‌های علمی، از ریاضیات و منطق گرفته تا اقتصاد و روان‌شناسی، برای بیان روشهای تحقیقاتی مشابه استفاده می‌شوند. تحلیل به‌عنوان «روشی که از طریق آن یک کل فکری یا اساسی را به قطعات تجزیه می‌کنیم» تعریف میشود، در‌حالی‌که سنتز به‌معنای «رویه‌ای است که به‌وسیله آن عناصر یا اجزای جداگانه را برای تشکیل یک کل منسجم ترکیب می‌کنیم». محققان تجزیه و تحلیل سیستم اینگونه روش‌شناسی را برای سیستمهای درگیر اعمال می‌کنند و یک تصویر کلی را تشکیل می‌دهند.
تجزیه و تحلیل سیستم در هر زمینه‌ای که چیزی توسعه یافته باشد، استفاده میشود. تجزیه و تحلیل همچنین می‌تواند مجموعه‌ای از اجزا باشد که عملکردهای ارگانیک را با هم به اجرا می‌گذارد، مانند مهندسی سیستم. برای مثال همین مهندسی سیستم یک رشته مهندسی میان‌رشته‌ای است که بر چگونگی طراحی و مدیریت پروژه‌های مهندسی پیچیده تمرکز دارد. بر اساس همین تعریف‌هاست که می‌توان اصول تحلیل سیستم را درک کرد.
روش‌شناسی تحلیل سیستمها
روش‌شناسی تحلیل سیستمها
روش‌شناسی تحلیل سیستمها شامل پنج مرحله است:
شناسایی اهداف
کمی‌سازی اهداف
توسعه یک مدل سیستمی
ارزیابی گزینه‌های جایگزین
طراحی و توسعه دقیق
در ادامه هر یک از این 5 مرحله را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد. درواقع بدون فهم روش‌شناسی، فهم اصول تحلیل سیستم عملی نیست و مراحلی که در ادامه توضیح خواهیم داد توضیح‌دهنده اصول تحلیل سیستم خواهد بود.
مرحله اول: شناسایی اهداف
یادتان باشد اگر اهداف درست مشخص نشود، مشکل حل نخواهد شد! برهمین‌اساس حتماً نکات زیر را درباره تحلیل سیستم در نظر بگیرید:
با دیگران مشورت کنید
از تیم‌هایی که دانش چندرشته‌ای دارند، بهره‌مند شوید
مشتری خود را تعیین کنید!
نیازهای مشتری را تعیین کنید
مهمترین هدف مشتری را شناسایی کنید
راههای اثربخشی راه‌حل‌ها را انتخاب کنید
در مورد هدف پروژه با مشتری صحبت کنید
درنهایت هم اطمینان حاصل کنید که مشتری به‌وضوح هدف پروژه را درک کرده و با آن موافق است.
مرحله دوم: کمی‌سازی اهداف
شناسایی و نوشتن تابع هدف؛ این تابع بیان کمی هدف یا اهداف پروژه است. تابع هدف ممکن است به‌شکل F=G(X1, X2, X3, …, Xn) باشد که در آن Xi متغیرهای مستقل هستند و مقادیر پارامترهای تحت‌کنترل تحلیلگر سیستم را نشان می‌دهند.
همچنین مجموعه محدودیت باید شناسایی شود. مجموعه محدودیت‌ها شامل معادلاتی است که دامنه راه‌حل‌های امکان‌پذیر را تعریف می‌کند. برای مثال، در تعیین ترکیب بهینه ذرت و سویا برای کاشت در مزرعه‌ای به مساحت 450 هکتار، محدودیت در میزان زمین قابل‌استفاده می‌تواند به‌صورت زیر نوشته شود: هکتار ذرت + هکتار سویا <= 450.
مرحله سوم: توسعه یک مدل سیستم
این مسئولیت بر عهده تحلیلگر یا مهندس سیستم است. به‌خاطر داشته باشید که مدل، یک انتزاع از سیستم است و نه خود سیستم. در این مرحله گاهی اوقات از یک فرآیند دو مرحله‌ای استفاده میشود:
جداسازی مدل (model decoupling): مرحله ساده‌سازی است که در آن اجزای سیستم به‌عنوان زیرسیستم‌ها مدلسازی و تحلیل می‌شوند. این مورد می‌تواند برای درک بهتر سیستم مفید باشد.
یکپارچه‌سازی مدل (model integration): کل سیستم مدل شده است (به‌عنوان‌مثال، اجزای زیرسیستم یکپارچه شده‌اند)
تعادل ظریفی بین جزئیات مدل و توانایی تحلیل مؤثر و کارآمد حالت وجود دارد. جزئیات مدلسازی ممکن است حقایق دقیق و بهینه‌ای را با افزایش هزینه محاسباتی ارائه دهد. تحت شرایط خاص، یک مدل ساده ممکن است ارزشمندتر از یک مدل پیچیده‌تر باشد. اهداف پروژه نیز باید سطح جزئیات موردنیاز را تعیین کند. انواع بسیاری از مدل‌ها برای استفاده در دسترس هستند. نوع مدل انتخاب‌شده به سیستم، اهداف و چشم‌انداز (مقیاس زمانی) مدل‌ها بستگی دارد. باید «مناسبترین مدل» را انتخاب کرد.
مرحله چهارم: ارزیابی گزینه‌های جایگزین
در این مرحله هدفْ یافتن راه‌حل بهینه است. شما باید در این مرحله راه‌حل‌های جایگزین را شناسایی و تاآنجاکه ممکن است اطلاعات بیشتری در مورد راه‌حل‌های جایگزین جمع‌آوری کنید. در این مرحله ممکن است نیاز به به‌دست‌آوردن داده‌های فنی و هزینه در مورد تجهیزات، بهره‌برداری، نگهداری و سایر اطلاعات مربوط داشته باشید.
در مرحله ارزیابی گزینه‌های جایگزین شما به انجام تجزیه‌وتحلیل برای تعیین پاسخ به تغییر در پارامترهای مدلْ نیاز دارید و باید کد کامپیوتری مدل انتخاب‌شده را مورد بررسی قرار دهید و بسنجید که آیا مدل سیستم به‌طور صادقانه سیستم واقعی را بازتولید می‌کند یا خیر!
مرحله پنجم: طراحی و توسعه دقیق
تکمیل طراحی و اقدامات لازم در این مرحله صورت می‌گیرد. این مرحله شامل تمام اقداماتی خواهد بود که به شما برای رسیدن به هدف نهایی کمک می‌کند. همچنین هر کاری که انجام می‌دهید باید متناسب با توسعه محصول یا راه‌حل شما در ادامه مسیر، اجرایی باشد.
انواع مدل‌ها در تحلیل سیستم
انواع مدل‌ها در تحلیل سیستم
در تحلیل سیستمها شما به‌عنوان یک تحلیلگر سیستم نیاز پیدا می‌کنید که از مدلسازی استفاده کنید. در ادامه انواع مدل‌ها برای تحلیل سیستم را با یکدیگر مرور می‌کنیم:
مدل نمادین (iconic): مدلهای فیزیکی که درواقع رونوشتی از دنیای واقعی هستند. ابعاد آنها معمولا کوچک است. برای مثال، مدل‌هایی از اتومبیل‌ها ممکن است در یک تونل باد ساخته و آزمایش شوند.
مدل آنالوگ (analog): مدلی که مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را جایگزین دیگری می‌کند. ممکن است نمادی یا ریاضی باشد. برای مثال از مقاومت الکتریکی اغلب به‌عنوان آنالوگ اصطکاک سیال جاری در لوله استفاده میشود. باید در نظر گرفت که رایانه‌های دیجیتال امکان توسعه تکنیک‌های مدلسازی دیگر را فراهم کرده‌اند و به‌همین‌دلیل جایگزین مدلهای آنالوگ شده‌اند.
مدل تصادفی (stochastic): مدلی که از تصادف و احتمال برای محاسبه عوامل غیرقابل‌اندازه‌گیری (مانند آب‌و‌هوا) استفاده می‌کند.
مدل قطعی (deterministic): مدلی که از تصادفی‌بودن استفاده نمی‌کند، اما از عبارات صریح (explicit expressions) برای روابطی استفاده می‌کند که ممکن است شامل نرخ‌های زمانی متغیر باشد یا نباشد.
مدل گسسته (discrete): مدلی که در آن متغیرهای حالت به‌طور پیوسته با زمان تغییر می‌کنند (به‌عنوان‌مثال، تعداد گاو در انبار).
مدل پیوسته (continuous): مدلی که متغیرهای حالت آن به‌طور‌مداوم با زمان تغییر می‌کند (به‌عنوان‌مثال، زیست‌توده در یک میدان). در این حالت معمولاً از مجموعه‌ای از معادلات دیفرانسیل استفاده میشود.
مدل ترکیبی (combined): مدلی که در آن برخی از متغیرهای حالت به‌طور‌پیوسته تغییر می‌کنند و برخی دیگر در زمان رویداد تغییر می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، یک مزرعه یونجه ممکن است با استفاده از یک رویکرد ترکیبی با زیست‌توده مدل‌سازی‌شده به‌طور‌مداوم در طول رشد و سپس به‌عنوان یک رویداد مجزا در هنگام برداشت مدلسازی شود.
مدل ریاضی (mathematical): انتزاعی است و معمولاً به‌شکل معادله نوشته میشود.
مدل شی‌گرا (object-oriented): در این حالت از اشیایی استفاده میشود که انتزاعی از اشیاء دنیای واقعی هستند و روابط و کنش‌ها را بین اشیا ایجاد می‌کنند. این مدل در حوزه هوش مصنوعی کارایی بسیاری دارد.
مدل اکتشافی (heuristic): از این نوع هم برای مدلسازی سیستم استفاده میشود و از حوزه هوش مصنوعی می‌آید.
به‌نظر شما در طی سالهای آتی کدام‌یک از مدل‌ها منسوخ خواهد شد و کدام‌یک کاربرد بیشتری خواهند داشت؟ کدام‌یک از این مدل‌ها با اصول تحلیل سیستم همبسته هستند؟
بررسی چند مورد از انواع مثال تحلیل سیستم
بررسی چند مورد از انواع مثال تحلیل سیستم
ارائه نتایج در یک چارچوب مقایسه‌ای به‌طوری‌که تصمیم‌گیرنده می‌تواند انتخابی آگاهانه از بین گزینه‌ها داشته باشد، مستلزم شناسایی مجدد اهداف، محدودیت‌ها و روشهای جایگزین است. در این مورد استفاده معمولی از تجزیه و تحلیل سیستم ها برای هدایت تصمیم‌گیری در مورد موضوعاتی مانند طرح‌ها و برنامه‌های ملی یا شرکتی، سیاست‌های استفاده از منابع و حفاظت، تحقیق و توسعه در فناوری، توسعه منطقه‌ای و شهری، سیستمهای آموزشی، و سلامت و سایر خدمات اجتماعی است. بدیهی است که فهم ماهیت این مشکلات نیازمند رویکردی میان‌رشته‌ای است. چندین نوع یا تمرکز خاص از تجزیه و تحلیل سیستم ها وجود دارد که اصطلاحات مختلفی برای آنها استفاده می شود:
تجزیه و تحلیل سیاست: تجزیه و تحلیل سیستمهای مربوط به تصمیمات عمومی اغلب به‌عنوان تجزیه و تحلیل سیاست نامیده میشود.
تجزیه و تحلیل تصمیم: تجزیه و تحلیل سیستمی که بر مقایسه و رتبه‌بندی گزینه‌ها بر اساس ویژگی‌های شناخته‌شده آنها متمرکز است، تجزیه و تحلیل تصمیم نامیده میشود.
تحلیل امکان‌سنجی: آن بخش یا جنبه‌ای از تجزیه و تحلیل سیستم که بر روی یافتن پاسخ این سوال که «آیا یک اقدام هرگونه محدودیتی را نقض می کند یا خیر؟» متمرکز است، به‌عنوان تحلیل امکان سنجی نامیده می شود.
تحلیل اثربخشی: تجزیه و تحلیل سیستمی که در آن گزینه‌ها از نظر اثربخشی برای هزینه ثابت یا از نظر هزینه برای اثربخشی برابر، رتبه‌بندی می‌شوند، تحلیل اثربخشی هزینه نامیده میشود.
تجزیه و تحلیل هزینه-منفعت: تجزیه و تحلیل هزینه-منفعت مطالعه‌ای است که در آن برای هر جایگزین، جریان زمانی هزینه‌ها و جریان زمانی منافع (هر دو بر حسب واحد پولی) تنزیل می‌شوند. مقایسه و رتبه‌بندی بر حسب سود خالص (مزایا منهای هزینه) یا نسبت سود به هزینه انجام میشود.
تجزیه و تحلیل ریسک-منفعت: در تجزیه و تحلیل ریسک-منفعت، هزینه (بر حسب واحد پولی) به هر ریسک تخصیص داده میشود تا مقایسه مجموع تنزیل‌شده این هزینه‌ها (و همچنین سایر هزینه‌ها) با مجموع تنزیل‌شده منافعی که پیش‌بینی میشود، حاصل شود.واحد امور اداری و مالی
این واحد از قسمتهای مختلفی بوجود آمده که وظایف مختلفی را به عهده دارند از جمله امور مربوط به کارگزینی؛ دبیرخانه؛ منابع انسانی؛ امور مالی؛ حسابداری صنعتی؛ محاسبه حقوق و دستمزد؛ صدور فیش حقوقی کارکنان و...
واحد امور تولید
در این واحد کارکنان در بخشهای مختلف شرکت در حال فعالیت و تولید محصول بوسیله ماشین آلات مربوطه هستند. که مدیر کارخانه و سرپرست کارخانه آنها را کنترل می‌کنند.
واحد تدارکات
در این واحد وظایفی از قبیل: تهیه مواد غذایی و معیشتی کارکنان؛ تهیه تجهیزات و حمل ونقل و تسهیلات مورد نیاز کارکنان را به عهده دارد.
واحد بازرگانی
وظیفه این واحد خرید مواد اولیه شرکت و فروش محصولات شرکت وبازاریابی وتعیین بازار مناسب برای شرکت وخدمات پس از فروش محصولات و….را به عهده ردارد
واحد عمرانی
وظیفه این واحد رسیدگی به ابنیه‌های شرکت و کنترل وتعمیر تأسیسات وماشین آلات شرکت را بر عهده دارد.
واحد تحقیقات و برنامه ریزی
وظیفه این بخش ارایه آموزش‌های لازم برای کارکنان و برنامه ریزیهای مفید و لازم وهمچنین تحقیقات آزمایشگاهی وکارگاهی لازم برای بهبود کیفیت محصولات شرکت
واحد کنترل کیفیت
وظیفه این واحد کنترل دقیق محصول تولید شده از خرید مواد اولیه تا رسیدن به خط تولید و تولیدمحصول شرکت میباشد.
- روشهای اجرایی سازمانی مورد نیاز سازمان
روش اجرایی تولید
چگونگی استفاده از مواد اولیه و تولید کالا
روش اجرایی فروش
چگونگی منتقل شدن کالای مورد معامله به خریدار
روش اجرای خرید
چگونگی خرید مواد اولیه برای شرکت
روش اجرای کنترل کیفیت
چگونگی نظارت بر مواد اولیه و کالاهای تولید شده
روش اجرای امور اداری
چگونگی رسیدگی به فعالیتهای اداری و منابع انسانی
روش اجرای امور مالی
چگونگی رسیدگی به حسابها و پرداخت حقوق کارکنان
روش اجرای بازرگانی
چگونگی توزیع محصولات شرکت
روش اجرای آموزش
چگونگی آموزش به کارکنان شرکت
روش اجرای خدمات پس از فروش
چگونگی ارائه خدمات به مشتری بعد از فروش کالا
روش اجرای عمرانی
چگونگی نگهداری یا تعمیرات ابنیه‌ها و ماشین‌آلات شرکت
روش اجرای کنترل تولید
چگونگی نظارت بر تولید
روش اجرایی انبار
چگونگی انبار مواد اولیه و کالاهای تولیدی شرکت
اهداف شرکت تولیدی
یک شرکت تولیدی: شرکتی است که انواع فراورده‌ها و کالاهای بادوام یا مصرفی را معمولا با به کار گرفتن سرمایه و نیروی انسانی ماهر با استفاده از ابزارها، ماشین‌آلات، و تأسیسات می‌سازد یا تولیبد می‌کند و آنهارا مستقیما و یا از ظریق شبکه‌های توزیع به فروش می‌رساند.
- شرح و توضیح یک روش اجرایی
روش اجرایی خرید:
مقدمه: کلیه مراحل از قبیل: تهیه وتوزیع محصولات و خرید مواد اولیه مورد نیاز جهت کار در شرکت.
هدف: ادامه کار شرکت و تحقق یافتن اهداف شرکت
دامنه کاربرد: خرید مواد اولیه و دیگر احتیاجات شرکت
مسؤلیت اجرا: به عهده گروهی میباشد که کنترل و بررسی خرید را به عهده دارند. از جمله مسؤل خرید و کنترل موجودی؛ مدیریت و دیگر مسؤلین که در زمینه خرید برای شرکت وظیفه‌ای دارند.
تعریف: منظور از خرید ارایه یک برنامه جامع و کامل برای خرید مواد اولیه با کیفیت بالا و قیمت مناسب میباشد.
روش انجام کار:
الف) درخواست و سفارشات شرکت: توسط مدیر تولید
ب) خرید مواد: مسؤل خریدبا یک برنامه‌ریزی مناسب از قبیل انجام مناقصه و……. اقدام به خرید می‌کند.
پ) اعزام گروه بازرسی جهت کنترل اجناس: توسط مدیر کنترل کیفیت
ت) حملونقل مواد به شرکت: توسط مسؤل حملونقل
ث) صدور فاکتور و صورتحساب مربوط به خرید کالا: در قسمت بازرگانی توسط مسؤل خرید.
مدارک مرتبط:
الف) نیروی متخصص در امر خرید کالا
ب) داشتن انبار مورد نیاز
سوابق: داشتن سابقه مناسب کاری و عدم سوء پیشینه کارمند مدنظر است.اساسی جهت طراحی ، استقرار یا جایگزینی سیستم مناسب.
تحلیل سیستم فرآیندی قابل پیاده سازی در هر سیستم و ساختار مشخص است، از بررسی یک سیستم نرم افزاری یا سیستم تولید یک کارخانه تا تحلیل سیستم مدیریتی و کاری یک سازمان و تیم.
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم در مدیریت، ایجاد اصلاح و بهبود در عملکرد سازمان از طریق به جایگزینی رویه ها و روش های بهتر برای پیشبرد و انجام کارها است. با توجه به اینکه هر سیستم علاوه بر اجزای فیزیکی، متشکل از روش ها و شیوه های گوناگون انجام کار است. فردی که مسئولیت تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد، بایستی علاوه بر کل سیستم، نسبت به روش های موجود و شیوه های پیاده سازی و انجام کار نیز دارای شناخت کافی باشد.
اگر شما به عنوان یک مدیر خودتان دارای توانایی و دانش تحلیل سیستم هستید قطعا باید نسبت به تمام فرایندهای درون سازمانی و زیرساختاری مجموعه خودتان نیز مسلط و آگاه باشید. هرچند وجود افراد متخصص و تیم های خبره در تحلیل سیستم ها، این شرایط را فراهم آورده است تا کار را به کاردان سپرده و با ایفای صحیح نقش مدیریتی به آگاهی، شناخت و پیشبرد اهداف مورد نظر تیم تحلیل کمک نمائید.
با تجزیه و تحلیل سیستم آشنا شویم
با تجزیه و تحلیل سیستم آشنا شویم
تجزیه و تحلیل سیستم ابزاری مفید برای مدیران
یکی از مهمترین و اولین وظایف مدیران در سازمان، وظیفه آسیب شناسی و ایجاد تغییر در جهت رفع آسیب است. تجزیه و تحلیل سیستم ها می تواند ابزاری مفید برای مدیران در ایجاد تغییرات لازم باشد.
نظر به این که هر روز شاهد توسعه و گسترش ساختاری، لجستیکی و اهداف سازمان ها هستیم ، اهمیت سپردن تحلیل و تجزیه سیستم به کارشناسان تحلیل سیستم، که افرادی با تجربه، کارآزموده و متخصص در این زمینه هستند بیشتر از پیش می گردد.
شاید بتوان وظیفه اصلی این کارشناسان را ثبت و ضبط تصاویر سه بعدی از وضع موجود سازمان ها دانست که به آنها کمک می کند به یک دید و شناخت صحیح از سازمان برسند. تا با دقت در تصاویر به دست آمده و مشخص کردن نقاط ضعف و کمبودهای سازمان، راه حل های مناسب را پیش بینی کرده و در اختیار مدیران و تصمیم گیران سازمان قرار دهند.
افراد این تیم می توانند هم از کارشناسان درون سازمان انتخاب شوند، هم شامل افراد و کارشناسان بیرون از سازمان باشند. شما می توانید برای این مساله از موسسات مشاور مدیریت که در زمینه تجزیه و تحلیل سیستم ها تخصص دارند، استفاده کنید. خوشبختانه با رشد آگاهی مدیران و افزایش حضور مدیران نسل جدید، که برای ابزارهای مفید مدرن اهمیت بالایی قایل هستند، باعث شده است تحلیل سیستم ها و تجزیه و شناخت فرایندها در سازمان های مختلف از اهمیت بالایی برخوردار باشند.
تحلیل گر یا آنالیزور ؟
به افرادی که در امر تجزیه و تحلیل دارای دانش آکادمیک یا تجربه میدانی بالایی باشند، تحلیلگر یا آنالیزور گفته می شود. آن ها درباره نحوه کار سیستم بررسی کرده و نتایج این بررسی ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهند. یا در صورت نیاز سیستم جدیدی را طرح‌ریزی می کنند که دارای اثربخشی و عملکرد بیشتر و بهتری باشد. یک آنالیزور تا اجرا و استقرار سیستم جدید با شما همکاری کرده و هر کجا که لازم باشد توصیه‌ها و پیشنهادات لازم را به شما و سازمان تان ارائه می دهد.
از آنجایی که تجزیه و تحلیل امر مستمر و دائم است که سازمان به صورت دوره ای یا مداوم به آن نیاز دارد و باید به طور متوالی در سازمان انجام گیرد، از آن به عنوان چرخه یا سیکل تجزیه و تحلیل یاد می شود. چرخه ای که باید سازمان را همگام با آخرین تحولات و تغییرات به روز رسانی کند.
تجزیه و تحلیل سیستم ابزاری مفید برای مدیران
تجزیه و تحلیل سیستم ابزاری مفید برای مدیران
تجزیه و تحلیل سیستم به ما چه کمکی می کند؟
تحلیل سیستم ها در یک سازمان به ما کمک می کند تا موقعیت کنونی سازمان را بهتر شناخته و از جریان و روند پیاده سازی و پیشبرد امور مختلف سازمان مطلع شویم، آن را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت وجود برای رفع نارسایی ها و معضلات، بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنیم.
بنابراین تجزیه و تحلیل سیستم را به طور خلاصه می توان چنین تعریف کرد: تحلیل و بررسی سیستم های فرعی یا زیر سیستم های موجود در یک سازمان به منظور اطمینان یافتن از تناسب روش های جاری با اهداف سازمان و ارزیابی اثربخشی و بهره وری این روش ها.
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم چیست ؟
تعریف سیستم در یک سازمان را می توان مجموعه ای از روش ها و چگونگی انجام امور نیز تعریف کرد.
روش هایی که به یکدیگر وابسته بوده و با اجرای هر کدام از آن ها، بخشی از اهداف سازمانی تحقق می یابد. روش ها نیز مجموعه ای از روندها و فرایندهای گوناگون انجام کار هستند که با استفاده از آن ها می توان به اهداف اصلی و نهایی سازمان دست یافت.
این روش ها و شیوه های سازمانی انواع مختلفی دارند و هر سازمان بسته به کارکرد بخش های مختلف خویش، به اجرای یک یا چند روش نیازمند است.
روش اول
عبارت است از یک رشته عملیات و مراحل که برای حصول کل یا بخشی از هدف های سیستم انجام می شود. در هر روش، نوع کار، اشخاص و وظایف محوله هر فرد، مراحلی که باید طی شود و شیوه های انجام به کار، مشخص می شود.
به طور معمول، این راه و روش انجام کار به صورت یک داکیومنت، تدوین و در سازمان حفظ می شود. مانند روش استخدامی در منابع انسانی، روش انبارداری در سیستم تدارکات یک شرکت و یا روش محاسبه قیمت تمام شده در سیستم حسابداری.
روش دوم
عبارت است از تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار، مانند حضور و غیاب کلاس های دانشگاهی با استفاده از لیست مرتب شده کامپکامپیوتری یا روش تصحیح اوراق امتحانی با توجه با بارم بندی از قبل مشخص شده.
با توجه به آنچه تا اینجا مشخص شده است، سیستم در اصل مجموعه ای از روش ها و شیوه های انجام کار است و فردی که مسئولیت تجزیه و تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد باید علاوه بر کل سیستم، نسبت به روش های موجود در آن و شیوه‌های انجام کار نیز دارای شناخت کافی باشد، تا بتواند با درک ارتباط و همبستگی میان روش ها و شیوه ها، نسبت به نقشی که در تامین اهداف سازمان بر عهده دارند، مسلط و آگاه باشد.
تجزیه، تحلیل و طراحی: سیستم ها، روش ها و شیوه های تحلیل سیستم
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم چیست ؟
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم چیست ؟
تا اینجا سعی کردیم به شناخت کافی از تعریف سیستم و تفکر سیستمی برسیم. چرایی و چگونگی اولیه ی تجزیه و تحلیل یک سیستم را درک کنیم. با یک تحلیل گر و آنچه انجام می دهد آشنا شویم و هدف سازمان ها و مدیران از تجزیه و تحلیل سیستم را به طور خلاصه بررسی کنیم و به روش های انجام این تحلیل و پیاده سازی سیستمی را نیم نگاهی انداخته باشیم.
اما برای اینکه بتوانیم یک سیستم قوی، دانش محور، کارا و موثر داشته باشیم و در ادامه آن به تجزیه و تحلیل درستی از آن برسیم، باید بیشتر و عمیق تر به لایه های درونی این مقوله نگاه بیاندازیم. داشتن یک نگاه تخصصی و علمی به موضوعی با اهمیت، باعث می شود آگاهانه وارد یک نبرد سخت و مداوم برای بهبود و توسعه سیستم سازمان شویم.
بد نیست یکبار دیگر تعریف سیستم را با هم مرور کنیم:
سیستم مجموعه‌ای است از اجزای به هم وابسته که با هم به یک کلیت جدید می رسند، از نظم و سازمان خاصی پیروی می کنند و در جهت رسیدن به هدفی معین به عنوان فلسفه ی وجودی سیستم، فعالیت می کنند.
سیستمهای موجود در اطراف ما بی‌شمار هستند و هر روز و هر لحظه با آنها رو به رو هستیم:
کهکشانها و منظومه های حیرت آور گیتی، مولکولها و سلول ها جهان هستی؛ گیاهان و حیوانات و شاید پیچیده تر از همه آن ها، انسان و جوامع انسانی.
علاوه بر این موارد، دستسازه های نظام مند انسانی نیز نمونه های مختلفی از سیستم های پیچیده و کارا هستند. مثل ماشین ها و ادوات مکانیکی، انواع خودرو و وسایل نقیله ی پیشرفته، ربات ها و کارخانجات تمام اتوماتیک و در نهایت نظام های مختلف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی، همه سیستم هایی برای انجام امورات و وظایف گوناگون برای رسیدن به اهداف تعیین شده و والاتر هستند.
آشنایی با آنچه در یک سیستم جریان دارد
هر سیستم بسته به ساختار خود دارای یک سری داده ها و اجزای اصلی و درونی است. تمام آنچه که به هر نحوی وارد سیستم میشود و موجب تحرک و فعالیت سیستم می شود یک داده ی درون سیستمی حساب می کنیم.
اما هر داده ای که وارد سیستم می گردد، طبق برنامه مشخص شده برای سیستم، در جریان یک تغییر و تبدیل قرار می گیرد. یعنی در یک فرایند مشخص در مسیر رسیدن به هدف تبدیل می گردد.
بطور مثال: نیروی انسانی شما یک داده ی سیستمی است که با ورود به سازمان ، از طریق آموزش های مختلف در مسیر کمک به حرکت و پویایی آن قرار می گیرد.
اما این داده ها و فرایندهای تبدیل داده باید طبق یک نظم حاکم سازمانی،در نهایت به شکل کالا یا خدمت، از سیستم شما به جامعه هدف صادر و خارج شوند.بنابراین مرحله بعدی خروجی سیستم خواهد بود.
پس از اینکه خروجی سیستم شما به عنوان کالا یا خدمات وارد بازار و جامعه مخاطبین شد، شاهد اطلاعات و داده های برگشتی خواهیم بود که به آن بازخورد یا فیدبک می گوییم. یعنی واکنش های مثبت و منفی ای که جامعه نسبت به خروجی سیستم از خود نشان می دهد. این بازخوردها در اصل یک خود درمانگری و خود کنترلی لازم برای هر سیستم هستند. جمع آوری و تحلیل صحیح این داده های بازگشتی یکی از اصلی ترین راه های اصلاح، رشد و توسعه یک سیستم است.
طبقه بندی سیستم ها
سیستم ها به روش های گوناگونی تقسیم بندی می شوند. که هر تقسیم بندی دلیل و جزئیات خاص خودش را دارد و به صورت منطقی در نحوه تحلیل و تجزیه ی سیستم نیز اثر گذار است.
در این بخش می خواهیم به بررسی و شناخت بعضی از انواع رایج تقسیم بندی سیستم بپردازیم.
سیستم اصلی و فرعی
سیستم فرعی جزء و قسمتی از سیستم است که خود نظارتی دارد. برای انجام وظیفه خاصی ایجاد شده و برای رسیدن به هدف معینی در حال کار است. سیستم های فرعی نقش ویژه و مشخصی ایفا می‌کنند و در نهایت یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری به نام سیستم اصلی هستند.
سیستم باز و بسته
یکی دیگر از طبقه بندی های سیستم، باز یا بسته بودن آن است. سیستم بسته، سیستمی ساده بدون ارتباط با محیط و دیگر سیستم های همجوار است. یعنی داده های ورودی بعد از ورد به حلقه ی عملکرد سیستم به صورت بی پایان و اثرگیری از بیرون در حال گردش هستند.
بر خلاف آن نیز می توان به سیستم باز اشاره کرد که با محیط خود و دیگر سیستم ها در ارتباط است. یعنی دارای یک ورودی داده است که آن را می گیردو در فرآیند تحول و تبدیل قرار می دهد و یک خروجی مشخص دارد. تفاوت اصلی این دو سیستم در این است که یک سیستم بسته در برخورد با محیط و ورودی جدید و ارتباطات بین سازمانی، سازمان و ساختار خود را از دست می‌هد یا به ناچار شیوه و حوزه فعالیتش تغییر می‌کند. اما سیستم باز دارای خود کنترلی و تحول و پویایی مداوم است. برای همین به روز می شود یا نقائص خود را برطرف می کند.
تا به اینجا مشخص شد یک سیستم باز می تواند سیستمی باشد که نیل به هدف دارد و به دلیل پویایی و فعالیت می تواند دارای عملکرد مثبت باشد. شما در بسیاری از حیطه های علمی و اجتماعی می توانید اهمیت این موضوع را دریابید. در علم سیاست همواره سیستم های بسته حاکمیتی در نهایت به مشکلات عدیده ای دچار خواهند شد. رکود و اضمحلال درونی، نارضایتی و افول اقبال اجتماعی و مشکلات اقتصادی فراوان و عدم حضور در بازارهای بین المللی از نمونه مضرات یک سیستم بسته حکومتی هستند.
اما برای اینکه بیشتر و بهتر با خصوصیات یک سیستم باز آشنا شویم، ابتدا باید یک اصطلاح مهم در فرایند سیستم ها را بیاموزیم.
مدیریت و تجزیه و تحلیل سیستم ها
مدیریت و تجزیه و تحلیل سیستم ها
سیستم و آنتروپی سیستم
در هر سیستم، عامل یا عامل هایی وجود دارند که در خلاف جهت حرکت و مقابل نظم وجودی سیستم عمل می‌کنند و اصطلاحا مختل کننده‌ی نظم ابتدایی و مستقر یک سیستم هستند. به این عوامل در علوم اجتماعی و سیاسی، آنتروپی می‌گویند. آنتروپی نیز دارای یک تقسیم بندی دوگانه است: آنتروپی مثبت که عملکردی در خلاف جهت فعلی سیستم و در جهت اصلاح انحرافات آن دارد و به منظور رشد و بقای سیستم مختل شده عمل می‌کند. و آنتروپی منفی که به با ایجاد بی نظمی یا آنارشی موجب اختلال در عملکرد یک سیستم موفق و دارای عملکرد سازنده می شود. اما یک سیستم باز به عنوان سیستمی سازنده که می تواند بر بستر یک سازمان به عنوان فرایند مادر پیاده سازی شود، دارای چه خصوصیاتی است.
خصوصیات یک سیستم باز چیست؟
یگانگی و تکامل وجودی
سیستم ها در کلیت وجودی شان دارای خصوصیاتی هستند که شاید در اجزای تشکیل دهنده آن ها، به تنهایی وجود نداشته باشد. سیستم با اجزای خود به تکامل می رسد ولی اجزای آن به تنهایی کامل نیستند. این کلیت و تکامل وجودی صرفا نتیجه کنار هم قرار گرفتن اجزا نیست. بلکه برای برقراری این تکامل میان اجزا با یکدیگر و با بیرون، ارتباط مشخص و مثبتی وجود داشته باشد. این شیوه ترکیب، نظم دهی و سازمان یافتگی آن ها است که کل یک سیستم را به وجود می‌آورد. یک سیستم باز دارای تکامل سازمان یافته از اجزای موثر است.
سلسله مراتب و همبستگی
یک سیستم باز دارای مرتبه های وجودی برای اجزا و وظایف آن است که مانند یک زنجیره هر یک از این مرتبه ها، در عین داشتن ارتباط و اتصال با دیگر اجزا، دارای یک ساختار و وظایف مجزا است و دارای یک مرتبه مشخص در عملکرد کلی سیستم است. هر جز فرعی یا اصلی در سیستم، با سایر اجزای دیگر مرتبط و متصل است و چنانچه در اختلال در هر یک از آنها می تواند منجر به اختلال در عملکرد اجزای دیگر یا عملکرد کلی سیستم گردد.
تناسب اجزای سیستم
داشتن تناسب بین اجزای هر سیستم و اصطلاحا وجود سنخیت در هر بخش یکی از نیازهای عملکرد مناسب سیستم است. برای همین است سازمان ها دارای آیین نامه، اساسنامه، مرامنامه و بایدها و نبایدهای سازمانی هستند. به همین دلیل است که منابع انسانی یک بخش مهم سازمان است، زیرا باید افرادی متناسب و هماهنگ با فلسفه وجودی و اهداف سازمان به کار بگیرد و جذب کند.
استمرار و تداوم
فرآیندهای یک سیستم که در ابتدای متن به آنها اشاره کردیم، مانند داده های درونی و فرایند تبدیل و تحول داده ها و یا خروجی هر سیستم، یک امر پیوسته و مستمر است. این چرخه ی سیستماتیک باید تداوم داشته باشد تا سیستم بتواند به کار خود ادامه دهد و در صورت نیاز به اصلاح خود بپردازد. از دیگر ویژگی‌های سیستم های باز، میل به جاودانگی و تداوم همیشگی است. سیستم ها تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می‌دهند و برای این بودن، نیاز به تولید اجزای جدید، اهداف جدید، روند و شیوه های نوین، آموزش و رشد و ایجاد فرایندهای به روز هستند.
گرایش به تکامل سازنده یا خود نگهداری دینامیک
یکی از ویژگی‌های اصلی سیستمهای باز، تعادل گرایی ( بالانس شرایط) یا خود نگهداری پویا و اصلاح مدام است.
منظور از این حالات که در علوم اجتماعی به Homeostasis معروف است، تلاش سیستم در حفظ متغییر‌های ضروری خود است. این متغیر ها کمیت هایی هستند که حالت و هویت بنیادین سیستم را بیان می کنند. چنانچه متغیرهای ضروری دچار بهم ریختگی و از هم پاشیدگی گردند، خاصیت تعادل گرایی سیستم ازبین می رود و سیستم دچار بحران هویتی و از بین رفتن هویت بینادین اش می شود.
هم پایایی یا Equifinality
یک سیستم باز می تواند از راه ها و مسیرهای متفاوت اما به یک هدف واحد برسد به عبارت دیگر جایگاه پایانی یک سیستم و نتیجه واحد آن ممکن است از مسیر و جایگاه اولیه متفاوتی به دست بیاید.
مدیریت و تجزیه و تحلیل سیستم ها
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
تعریف تجزیه تحلیل سیستم
تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از مشاهده و شناخت جنبه های مختلف یک سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزا تشکیل دهنده و کلیت سیستم و در نهایت بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزا برای رسیدن به فاکتورهای اساسی جهت طرح و اجرای یک سیستم اصلاح شده و مناسب تر برای رسیدن به اهداف مشخص شده.
تجزیه و تحلیل به ما کمک می‌کند تا به درک مناسبی از موقعیت فعلی سازمان برسیم، از جریان و روند کارها مطلع شویم و ارزیابی درستی از آن داشته باشیم، تا بتوانیم تصمیماتی عملگرایانه و صحیح برای رفع نارسایی و مشکلات احتمالی اتخاذ کنیم.
تعریف سیستم در یک سازمان را می توان اینگونه نیز بیان کرد:
مجموعه‌ای از روشها ( عملیات و مراحل اجرا) و شیوه های انجام کار (جزئیات و نحوه ی انجام دادن کار) که به همدیگر وابسته هستند و با اجرای آن ها، به سمت اهداف سازمانی حرکت خواهیم کرد. پس در اصل تجزیه و تحلیل سیستم در یک سازمان، بررسی و شناخت دقیق این روش ها و شیوه ها و بر طرف کردن ایرادات و جایگزینی با روش و شیوه ی مناسب است.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
ارتباط مدیران یک سازمان با تجزیه و تحلیل سیستم یکی از مهمترین وظایف مدیریتی است، یعنی ایجاد تغییر به منظور بهبود سازمان.
مدیران سازمانی موظف هستند در عین اینکه تعادل سازمان خود را حفظ می کنند، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در پیرامون محلی، ملی و بین المللی رخ می‌دهد، تغییرات و اصلاحات لازم را در سازمان خود به وجود آورند.
یک رهبر موفق سازمانی باید از جدیدترین روش ها و شیوه‌های انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرد. حتی مدیران پیشرفته ترین سازمان ها و بزرگترین سیستم ها نیز از انجام این وظیفه جدا نخواهند بود. زیرا ما در دنیایی شتاب زده و با تغییراتی گسترده و سریع زندگی می کنیم. این تغییرات در تمام ابعاد زندگی ما اتفاق می افتند. شتاب این تغییرات روزافزون است و سازمان های ما نیز مانند سایر پدیده‌ها همراه حرکت جهان به سمت این تحولات، به ناچار و به صورت جبری، دچار تغییر و تحول بدون وقفه خواهند بود.در واقع کلیه سیستم ها در یک دنیای متغییر و متحول قرار دارند و باید با آن هماهنگ و هم گام شوند. زیر هدف غایی و نهایی تمام سیستم ها بقا و حفظ بودن و وجود داشتن، است.
برای نیل به این هدف سیستمها و در اصل سازمان ها، چاره ای جز هماهنگی با تغییرات و تحولات همیشگی را ندارند. وظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییرات پیش بینی شده یا ناگهانی و تلاش در جهت اعمال نیروی به نفع سازمان بر هر تغییر پیش آمده است.
در چنین وضعیتی یک سازمان و در راس آن یک رهبر و مدیر، اگر با تمام قوا تلاش نکند از قافله عقب خواهد ماند. حتی برای حفظ وضع موجود و فعلی نیز نیازمند تلاشی بی وقفه هستیم.
در غیر این صورت دچار درجا زدن بیهوده و در نهایت محکوم به فنا هستیم. هر چه گرایش و تمایل ما به پیشرفت و توسعه بیشتر و جدی تر باشد، به همان میزان کوشش ما به مثابه یک سازمان باید بیشتر و جدی تر صورت گیرد و برای پذیرش تغییر و تحولات آماده باشیم.
پس همگامی با آخرین پیشرفت ها نیاز به تلاش صد چندان دارد و با چنگ زدن به روش ها و رویه های کهنه و با بسنده کردن به آن ها نخواهیم توانست در چنین دنیای متحول و متغییری به حیات خود با کیفیت خوبی ادامه دهیم. در دنیایی که به سرعت در حال حرکت است توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد.
سازمان و تحلیل سیستم های سازمانی
سازمان و تحلیل سیستم های سازمانی
سازمان و تحلیل سیستم های سازمانی
تا کنون به این اندیشیده اید که تحلیل سیستم های یک سازمان چه فوایدی دارد یا نیازمند چه ضوابط و خصوصیاتی است که بتواند به عنوان یک نیروی مثبت محرکه برای پیشبرد اهداف سازمان و بهبود عملکرد آن، ایفای نقش کند؟
حفظ بقای سازمان
سازمان ها برای حفظ بقای خود در دنیای مدرن امروز ملزم به پذیرش تغییر و استقبال از آن هستند. البته از لحظه ای که روش نو و بدیعی به وجود می آید تا زمانی که اکثریت افراد آن را بپذیرند و اجرا کنند یک فاصله بلند زمانی وجود دارد. مدیران سازمان ها موظفند تا جایی که امکان دارد این فاصله را کوتاهتر کنند. یعنی موانع ایجاد تغییر را از سر راه بردارند. با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آن ها ایجاد کند
مدیران بایستی متوجه باشند که برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند، حتی اگر این انس غیرمنطقی باشد. گروهی از کارکنان نیز به علت جمود فکری و ترس از تغییر، به دنبال ثبات هستند. در حالی که بقای خود آن ها مشروط به تغییر است، به ریسمان ثبات سازمانی چنگ می‌زنند و تحت این لوا، نگرانی خویش را از تغییر کتمان می کنند. جان لاک در مورد این گونه افراد اشاره جالبی دارد و می گوید : «ثبات از خواص اذهان تنگ است» و به این ترتیب ثبات را از ویژگی های تنگ‌نظران می داند.
برخی افراد نیز به علت احساس ناامنی و عدم آگاهی از نحوه کاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی که در وضع موجود دارند با هر نوع تغییری به مخالفت بر می خیزند و در مقابل تغییر به شدت، از خود مقاومت نشان می دهند.
مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند
مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روش های نو به موفقیت سازمان متبوعشان کمک می کند.آنان باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات مطرح سازند.
هر جا که افراد در فرآیند تصمیم‌گیری سهمیم باشند همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می دهند. هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامدهای آن ها بیشتر باشد مشارکتشان فزونتر و مقاومتشان در برابر تغییر کمتر خواهد بود.
نیازها همواره نامحدودند
باید توجه داشت که نیازها همواره نامحدودند و آن چه که باعث محدود کردن این نیازها می شود کمبود امکانات است. مدیران با توجه به محدودیت امکانات و وجود کمبودها در زمینه‌های گوناگون مانند نیروی انسانی ( از ابعاد کمی و کیفی)، مواد اولیه و تسهیلات مورد نیاز همواره باید بکوشند ترکیب معقولی از این عوامل (یعنی نیروی کار، مواد، تسهیلات، زمان و …) را در سازمان به وجود آورند.
با توجه به آخرین پیشرفت ها هماهنگی های لازم را در استفاده موثر از عوامل مزبور به عمل بیاورند تا نقشی مثبت و فعال به منظور تشکیل سازمان هایی پویا و پایا ایفا کنند. سازمانی پویا و ماندنی است که هدف های خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان دهد.
چنین سازمانی می تواند در دنیای بی‌ترحم رقابت ها، به موجودیت خود ادامه دهد، از محیط خویش تاثیر پذیرد، بر آن تاثیر گذارد و روزبهروز به سطح بالاتری از تکامل برسد.
ابزار مفیدی در دست مدیران
در این فرآیند، تجزیه و تحلیل سیستم ها می تواند به عنوان ابزار مفیدی در دست مدیران عمل کند و پاسخگوی نیازهای آنی و آتی سازمان در این زمینه باشد. با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آن ها ایجاد کند. (در این جا این پرسش مطرح می شود که آیا مدیر خود به تنهایی می تواند از عهده انجام این کار مهم برآید یا نیاز به کمک کارشناسانی در این زمینه دارد؟)
مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند .